Juridische inhoud

1. Algemeen principe

Tenzij anders wettelijk bepaald, kan niemand verplicht worden rechtshandelingen te stellen via elektronische weg.

Merk op dat in het arbeidsrecht een vergelijkbare regeling reeds voorzien is:

• voor elektronische arbeidsovereenkomsten geldt het principe van de dubbele vrijwilligheid. Geen van beide partijen kan gedwongen worden om de arbeidsovereenkomst op elektronische wijze te sluiten;
• bepaalde individuele wettelijke ‘sociale’ documenten (zie punt 2.1) kunnen elektronisch bezorgd worden mits individueel akkoord tussen werkgever en werknemer. Elk van de partijen kan eenzijdig op dit onderling akkoord terugkomen.

2. E-archiveringsdiensten

2.1. Ter herinnering: in het arbeidsrecht

E-arbeidsovereenkomsten en elektronische individuele wettelijke ‘sociale’ documenten.

In het kader van de arbeidsrelatie kennen we sinds 2007 het fenomeen van e-archivering bij het sluiten van elektronische arbeidsovereenkomsten en bij het elektronisch bezorgen van bepaalde individuele wettelijke documenten, zoals de individuele rekening en de loonbrief.

Nieuw: bewaring voortaan bij een gekwalificeerde e-archiveringsdienst.

Van elk van deze elektronische documenten (arbeidsovereenkomsten, individuele documenten) moet een exemplaar naar een elektronische archiveringsdienst.

Een e-archiveringsdienst is elke natuurlijke of rechtspersoon die als dienst bewaring van elektronische gegevens aanbiedt. De dienstverlening maakt een essentieel element uit van de aangeboden dienst. Het bewaren gebeurt op verzoek van de werkgever.

Tot op vandaag was niet duidelijk aan welke specifieke vereisten de dienst moest voldoen.

Met de huidige wet komt hier verandering in. Er wordt uitdrukkelijk voorzien dat de werkgever een beroep moet doen op een gekwalificeerde e-archiveringsdienst. Dit is een archiveringsdienst die aan welbepaalde vereisten voldoet (zie verder).

De archiveringsdienst moet de e-documenten gedurende 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst bewaren. Drie maanden vóór het verstrijken van de archiveringstermijn, vraagt de archiveringsdienst, per aangetekende zending, aan de werknemer wat er verder dient te gebeuren met de documenten na afloop van de wettelijke bewaringstermijn. De werknemer kan er voor kiezen om de bewaring over te dragen aan de VZW Sigedis.

Ontvangstbewijs voor de werkgever.

De e-archiveringsdienst die voornoemde e-documenten ontvangt, moet zo snel mogelijk een elektronisch ontvangstbewijs aan de werkgever bezorgen. Het ontvangstbewijs vermeldt een aantal verplichte gegevens.

Toegankelijkheid voor werknemer en inspectie.

Het gearchiveerde exemplaar moet steeds toegankelijk zijn voor de werknemer.

De werkgever moet zijn eigen elektronisch exemplaar op verzoek van de inspectie onmiddellijk kunnen voorleggen. Kan hij dat niet, dan moet hij het exemplaar opgeslagen bij de archiveringsdienst, onmiddellijk kunnen oproepen.

Gegevens archiveringsdienst in het arbeidsreglement.

Het arbeidsreglement moet de identiteit van de gekwalificeerde e-archiveringsdienst bevatten, net als de wijze waarop de werknemer toegang heeft tot zijn e-documenten (zowel tijdens als na het einde van de arbeidsovereenkomst).

2.2. Wettelijke vereisten e-archiveringsdienst

De nieuwe wet voert wettelijke vereisten in, waaraan e-archiveringsdiensten moeten voldoen. De bedoeling is om meer rechtszekerheid te creëren rond de gearchiveerde documenten.

Men maakt een onderscheid tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde e-archiveringsdiensten.

De gekwalificeerde diensten moeten aan strengere vereisten voldoen met het oog op het verkrijgen van een Europees vertrouwensmerk. De controle gebeurt door de diensten van de FOD Economie.

Merk op dat zij die voor eigen rekeningeen gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst uitbaten, vrijgesteld zijn van een aantal eisen, zoals de onderwerping aan een tweejaarlijkse audit, de voorafgaande conformiteitsbeoordeling, … . Zij moeten wel een aantal gegevens bezorgen aan het toezichthoudend orgaan vooraleer zij starten met de archivering. Wat met ‘eigen rekening’ bedoeld wordt, is niet nader omschreven in de wet.

Gekwalificeerde diensten voor rekening van derden komen terecht op een vertrouwenslijst die bekend wordt gemaakt op de website van de FOD Economie.

Bij KB worden nog nadere specificaties uitgewerkt.

De niet-gekwalificeerde diensten zijn niet onderworpen aan een voorafgaande controle. Zij mogen dan ook op geen enkel moment rechtstreeks of onrechtstreeks laten blijken dat zij een gekwalificeerde vertrouwensdienst verlenen.

Ook de aansprakelijkheidsregeling verschilt naargelang de dienst al dan niet gekwalificeerd is.

Hierna gaan we dieper in op het belang van een gekwalificeerde archiveringsdienst.

2.3. Belang van een gekwalificeerde archiveringsdienst

Voorafgaande opmerking.

Louter het feit dat iets elektronisch is of iets niet gebeurd is via een gekwalificeerde dienst, mag er niet toe leiden dat het rechtsgevolg en de toelaatbaarheid als bewijsmiddel ontkend wordt (het zogenaamde non-discriminatiebeginsel).

Vermoeden dat aan de verplichting tot bewaren is voldaan.

Tenzij andere eisen opgenomen zijn in een bijzondere wet of regeling (vb. verplichting tot bewaring van de individuele rekening door het erkend sociaal secretariaat van de werkgever), wordt vermoed dat de verplichting tot bewaren van gegevens of documenten nageleefd is door gebruik te maken van een gekwalificeerde e-archiveringsdienst. De verplichting tot bewaren kan voortvloeien uit een uitdrukkelijke of stilzwijgende wettelijke bepaling.

Vermoeden van vrijwaring tegen elke wijziging.

Tenzij andere eisen opgenomen zijn in een bijzondere wet of regeling, worden elektronische gegevens bewaard bij een gekwalificeerd e-archiveringsdienst vermoed ongewijzigd te zijn bewaard. Wijzigingen op vlak van de drager of formaat kunnen natuurlijk wel.

Verplichting om beroep te doen op een gekwalificeerde archiveringsdienst

Algemene regel

Wanneer documenten op elektronische wijze worden aangemaakt en bezorgd, én hun bewaring is uitdrukkelijk wettelijk geregeld, moet de gebruiker van de e-archiveringsdienst een beroep doen op een gekwalificeerde dienst voor het bewaren ervan.

Er hoeft geen gekwalificeerde archiveringsdienst ingeschakeld te worden indien desgevallend andere bijzondere wettelijke vereisten nageleefd zijn (vb. de vereisten voorzien in artikel 315bis WIB m.b.t. de verantwoordingsstukken voor de fiscus).

Deze bepaling om verplicht een beroep te doen op een gekwalificeerde dienst treedt pas inwerking op een datum die nog nader bepaald wordt bij KB.

E-arbeidsovereenkomsten en individuele wettelijke ‘sociale’ documenten

Wat betreft de e-arbeidsovereenkomsten en welbepaalde elektronische individuele wettelijke sociale documenten bepaalt de wet uitdrukkelijk dat zij moeten bewaard worden bij een gekwalificeerde e-archiveringsdienst.

De verplichting geldt voor volgende documenten die op elektronische wijze worden aangemaakt en bezorgd:

• gewone arbeidsovereenkomsten;
• arbeidsovereenkomsten voor betaalde sportbeoefenaars;
• overeenkomsten voor uitzendarbeid en tijdelijke overeenkomsten
• PWA-overeenkomsten;
• beroepsinslevingsovereenkomsten;
• arbeidsovereenkomsten wegens scheepsdienst voor de zeevisserij;
• de individuele rekening;
• de maandelijkse staat van arbeidsprestaties bij flexibele uurregelingen;
• de loonbrief;
• het attest, waarmee de werkgever zijn informatieplicht vervult ingeval een werknemer minstens 1 maand in het buitenland gaat werken;
• het tewerkstellingsattest, afgeleverd bij het einde van de arbeidsovereenkomst.

Gelijkwaardigheid tussen papieren en elektronische documenten.

Tenzij aan andere eisen, opgenomen in een bijzondere wet of regeling, voldaan is, wordt een digitaal afschrift van een papieren document gemaakt en bewaard door een gekwalificeerde archiveringsdienst vermoed een getrouw en duurzaam afschrift te zijn.

Dit houdt ook in dat het papieren origineel in deze omstandigheid mag vernietigd worden. De vernietiging mag niet gebeuren indien de Archiefwet van 24 juni 1955 dit niet toelaat (archieven van de openbare sector). 

Bovendien wordt voor onderhandse akten de regeling van het schriftelijk bewijs in het Burgerlijk Wetboek in functie hiervan aangepast (art. 1334 BW). Indien de originele onderhandse akte niet meer bestaat, krijgt de digitale kopie (scan) gemaakt en bewaard bij een gekwalificeerde archiveringsdienst dezelfde bewijskracht als de onderhandse akte.  Behoudens tegenbewijs wordt de digitale versie immers verondersteld een getrouwe en duurzame kopie te zijn.

Tot op vandaag kreeg het gescande document slechts de waarde van een begin van bewijs.

De juridische gelijkwaardigheid tussen papieren en elektronische documenten die aldus tot stand komt, heeft een kostenbesparend effect (minder opslagruimte, minder verzendingskosten) en is efficiënter (documenten sneller en makkelijker toegankelijk). 

De werkgever kan voor eigen rekening optreden als gekwalificeerde e-archiveringsdienst mits hij voldoet aan de gestelde vereisten.

3. Gekwalificeerde e-handtekening, e-zegels en e-tijdstempel

3.1. Gelijkstelling met handgeschreven rechtshandeling

Wanneer natuurlijke personeneen elektronische handtekening gebruiken, heeft het gebruik van een gekwalificeerde e-handtekening hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening (voor meer info zie bespreking eIDAS Verordening JA nr 4446).

Wanneer een rechtspersoon een handtekening plaatst, zal dit op basis van de huidige wet kunnen gebeuren door middel van een elektronische zegel. Wettelijke uitzonderingen zijn weliswaar nog mogelijk.

Wordt gebruik gemaakt van een gekwalificeerde e-zegel in het kader van een juridische akte tussen fysieke personen en/of rechtspersonen die in België gedomicilieerd of gevestigd zijn, dan wordt de zegel gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening van de natuurlijke persoon die de rechtspersoon vertegenwoordigt.   

Een gekwalificeerde e-handtekening of e-zegel wordt verkregen met behulp van een gekwalificeerd certificaat afgeleverd door een vertrouwensdienst. Dit is een dienst die e-handtekeningen en e-zegels aanmaakt, controleert en valideert volgens welbepaalde normen.

De wet bepaalt bovendien dat e-handtekeningen en e-zegels afgeleverd met behulp van een certificaat gematerialiseerd kunnen worden in een equivalent

3.2. Vermoeden van geldigheid van de gekwalificeerde e-handtekening en e-zegel

3.3. Gekwalificeerde e-tijdstempel & arbeidsreglement

Vermoeden dat aan de verplichting tot datering is voldaan.

Tenzij aan andere eisen opgenomen in een bijzondere wet of regeling voldaan is, wordt vermoed dat de verplichting tot datering nageleefd is door gebruik te maken van een gekwalificeerde e-tijdstempel. De verplichting tot datering kan voortvloeien uit een uitdrukkelijke of stilzwijgende wettelijke bepaling.

Verplichting om gebruik te maken van een gekwalificeerde e-tijdstempel.

Wanneer documenten op elektronische wijze worden aangemaakt en bezorgd, moet de gebruiker van de e-tijdstempel gebruik maken van een tijdstempel verkregen met behulp van een certificaat van een gekwalificeerde dienst indien de datering van die documenten uitdrukkelijk opgelegd is.

Hij hoeft geen gebruik te maken van een gekwalificeerde e-tijdstempel indien hij desgevallend andere bijzondere wettelijke vereisten naleeft.

Deze bepaling treedt pas inwerking op een datum die nog nader bepaald wordt bij KB.

Datering en ondertekening van het arbeidsreglement.

Vandaag stelt de FOD WASO nog steeds dat het origineel arbeidsreglement, dat ter inzage moet liggen in de onderneming, noodzakelijkerwijze een papieren document is. De dag- en handtekening van de werkgever en in voorkomend geval ook de handtekeningen van twee leden-werknemers van de ondernemingsraad (artikel 13 van de wet van 8 april 1965) moeten immers op dit document staan.

De FOD WASO aanvaardt een origineel arbeidsreglement in elektronische vorm, op voorwaarde dat, conform de huidige wet, een gekwalificeerde e-handtekening en een gekwalificeerde e- tijdstempel hierbij gebruikt worden.

4. E-aangetekende zending via een gekwalificeerde dienstverlener

4.1. Aangetekende zending in het arbeidsrecht

In het arbeidsrecht komt de vereiste van een aangetekende zending veelvuldig voor.

Denk bijvoorbeeld aan:

• De kennisgeving van de dringende reden;
• De opzegging van de arbeidsovereenkomst mits naleving van een opzeggingstermijn;
• De opzegging van een cao;
• Het voornemen tot ontslag van een (kandidaat-) personeelsafgevaardigde;
• De aanvraag ouderschapsverlof of tijdskrediet;
• Het outplacementaanbod;
• ….

De vereiste van aangetekende zending is niet enkel van belang als formaliteit, maar de verzendingsdatum kan ook van belang zijn bij de telling van termijnen.

Denk hierbij aan de telling van de drie werkdagen na verzending in geval van ontslag mits naleving van een opzeggingstermijn (art.37 W.03.07.1978).

4.2. Belang van e-aangetekende zending via een gekwalificeerde dienstverlener

Wettelijke vereisten dienst voor gekwalificeerde aangetekende zendingen.

Zoals bij de andere gekwalificeerde dienstverleners (e-archiveringsdiensten, e-handtekeningen, e-tijdstempels, …) voorziet de wet specifieke vereisten waaraan dienstverleners van e-aangetekende zendingen moeten voldoen om gekwalificeerd te zijn.

Of een dienstverlener gekwalificeerd is, kan je nagaan op een vertrouwenslijst die bekend zal worden gemaakt op de website van de FOD Economie.

Hieronder duiden we het belang aan van het gebruik van een gekwalificeerde dienstverlener voor aangetekende zendingen.

Vermoeden dat de verplichting tot aangetekend versturen nageleefd is.

Tenzij voldaan is aan andere wettelijke eisen opgenomen in een bijzondere wet of regeling, wordt vermoed dat de verplichting tot aangetekend versturen nageleefd is wanneer elektronisch aangetekend verstuurd wordt via een gekwalificeerde dienstverlener.

De verplichting tot aangetekend versturen kan voortvloeien uit een uitdrukkelijke of een stilzwijgende wettelijke bepaling.

Verplichting om gebruik te maken van een gekwalificeerde dienst van e-aangetekende zendingen.

De gebruiker van een dienst van e-aangetekende zendingen moet een beroep doen op een gekwalificeerde dienst voor het verzenden van documenten, indien de aangetekend verzending uitdrukkelijk wettelijk opgelegd is.

Hij hoeft geen beroep te doen op een gekwalificeerde dienst indien er andere bijzondere wettelijke vereisten gelden.

Deze bepaling treedt pas in werking op een datum die nog nader bepaald wordt bij KB.

4.3. Gevolgen van e-aangetekende zendingen in het arbeidsrecht

Op vlak van de vereiste van aangetekende zending.

Waar de vereiste van een aangetekende zending in het arbeidsrecht is opgenomen, is in gevolge de huidige wet ook aan die vereiste voldaan bij gebruik van een e-aangetekende zending via een gekwalificeerde dienstverlener.

Een typisch voorbeeld hiervan is de betekening van een ontslag met een opzeggingstermijn via aangetekende zending (art.37 W. 03.07.1978). Een dergelijk ontslag op elektronische wijze zal mogelijk worden in zoverre gebruik gemaakt wordt van een gekwalificeerde dienst van e-aangetekende zendingen.

Let op! Noch de werkgever, noch de werknemer kunnen verplicht worden om het systeem van de e-aangetekende zendingen toe te passen. Dit vloeit voort uit het algemeen principe dat niemand verplicht wordt rechtshandelingen te stellen via elektronische weg.

Daarom is het aangewezen om, vooraleer het systeem toe te passen, eerst één en ander contractueel tussen werkgever en werknemer te regelen:

• Voor welk soort communicatie e-aangetekende zendingen zullen gebruikt worden;
• Welk e-mail adres;
• Afspraken rond opvolgen van mailboxen;
• ….

Op vlak van de telling van termijnen.

De verzendingsdatum van een elektronische aangetekende zending kan ook van belang zijn bij de telling van termijnen.

We verwijzen opnieuw naar het ontslag mits naleving van een opzeggingstermijn via aangetekende zending (art.37 W.03.07.1978).

Artikel 37 van de wet van 3 juli 1978 bepaalt immers dat wanneer de opzegging via aangetekende zending gebeurt, de opzegging uitwerking heeft de derde werkdag na datum van verzending.

Hoe moeten we te werk gaan bij een elektronische aangetekende zending?

Vooraleer deze vraag te beantwoorden, dienen we eerst twee vormen van elektronische aangetekende zendingen te onderscheiden:

• De ‘volwaardige’ e-aangetekende zending.

Met deze omschrijving viseren we de aangetekende zending die zowel elektronisch  verstuurd als elektronisch ontvangen wordt. Op welke wijze dit concreet zal gebeuren, zal afhangen van het systeem van de gekwalificeerde dienstverlener van e-aangetekende zendingen.
Het is logisch dat de datum van deponering van de e-aangetekende zending bij de dienstverlener, ongeacht de werkwijze van die dienstverlener, als datum van verzending van het aangetekend document geldt. Deze datum kan dan ook dienen als vertrekpunt van de telling van de drie werkdagen in art.37 boven vernoemd.

• De hybride aangetekende zending.

Het systeem van de hybride aangetekende zending houdt in dat de verzender het document elektronisch verstuurt via een gekwalificeerde dienstverlener van e-aangetekende zendingen, terwijl de ontvanger de aangetekende zending op klassieke papieren wijze krijgt.
Hiertoe materialiseert de gekwalificeerde dienstverlener het elektronisch document in een papieren formaat onder omslag. De dienstverlener overhandigt de omslag aan een postdienstverlener die hiervoor over de nodige vergunning beschikt (klassieke postdienst).  
De overhandiging aan de postdienstverlener vindt uiterlijk plaats op de werkdag (zaterdag inbegrepen) volgend op de deponering van de elektronische aangetekende zending bij de gekwalificeerde dienstverlener van e-aangetekende zendingen.

De verzender wordt geïnformeerd over de datum waarop de omslag werd overhandigd aan de postdienstverlener.

De datum op de elektronische aangetekende zending wordt gelijkgesteld met de datum van overhandiging van de omslag aan de postdienstverlener.

Ook in die context is het logisch dat de datum van deponering van de zending bij de elektronische dienstverlener als de datum van de verzending wordt beschouwd en dus als vertrekpunt geldt voor de telling van de drie werkdagen in artikel 37 boven vernoemd.   

5. Wetteksten die worden opgeheven

Onderstaande teksten worden opgeheven of ingetrokken:

• De wet van 9 juli 2001 houdende vatststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten;
• Het KB van 6 december 2002 houdende organisatie van de controle en de accreditatie van de certificatiedienstverleners die gekwalificeerde certificaten afleveren;
• De wet van 15 mei 2007 tot vaststelling van een juridisch kader voor bepaalde verleners van vertrouwensdiensten.

6. Inwerkingtreding

De meeste bepalingen uit de wet treden in werking op 28 september 2016.

Treden nog niet in werking:

-   de bepalingen over de verplichting om een beroep te doen:

• op gekwalificeerde e-archiveringsdiensten bij gebruik van elektronische documenten,
• op gekwalificeerde diensten voor e-aangetekende zendingen en
• op gekwalificeerde diensten van e-tijdstempels;

-   de bepalingen over het vermoeden van geldigheid van een gekwalificeerde e-handtekening en e-zegel.

Die bepalingen zullen pas in werking treden wanneer er zich op de markt leveranciers aanbieden die zich conformeren naar de nieuwe normen en vereisten. Zij zullen bekend gemaakt worden op de website van de FOD economie. Een KB zal de datum van inwerkingtreding in functie hiervan bepalen.

Hierdoor is de impact voor de werkgever momenteel nog beperkt