Juridische inhoud

1. Aanvullend karakter van het bewijsrecht

Als basisprincipe geldt dat de bewijsregels van het Burgerlijk Wetboek van aanvullend recht zijn.

Dit geldt niet voor de definities opgenomen in Boek 8 en ook niet wanneer de toepasselijke wetgeving het uitdrukkelijk anders bepaalt.

Schrijft het arbeidsrecht specifieke bewijsregels voor, blijven deze onverkort van toepassing.

Zo zal een werkgever nog steeds de bewijslast dragen over de realiteit en de omvang van de door hem toegekende kostenvergoedingen.

In de gevallen waar het arbeidsrecht zich niet uitdrukkelijk uitspreekt, kunnen we terugvallen op de algemene regels van het (nieuwe) bewijsrecht.
De definities opgenomen in Boek 8 zijn ook van toepassing op het arbeidsrecht.

2. Ruime omschrijving van begrip geschrift

Artikel 8.1, 1° omschrijft een geschrift als : een geheel van alfabetische tekens of van enige andere verstaanbare tekens aangebracht op een drager die de mogelijkheid biedt toegang ertoe te hebben gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor de informatie kan dienen en waarbij de integriteit ervan wordt beschermd, welke ook de drager en de transmissiemogelijkheden zijn.

Het is een zeer ruime definitie die een brede lading dekt. Om te kunnen spreken van een geschrift moeten voldaan zijn aan volgende voorwaarden:

1. de inhoud moet verstaanbaar zijn (cf. verstaanbare tekens);
2. het moet een zekere bestendigheid en duurzaamheid hebben (cf. drager die de mogelijkheid biedt toegang ertoe te hebben gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor de informatie kan dienen);
3. de integriteit van de inhoud moet beschermd worden;
4. het is echter van geen belang welk medium gebruikt wordt en op welke wijze het geschrift verspreid kan worden (cf. welke ook de drager en de transmissiemogelijkheden zijn).

Een geschrift kan dus een papieren document zijn, maar nu ook een e-mail, elektronisch bestand, sms, …

Wat betekent dit concreet binnen het arbeidsrecht?

Zoals reeds aangehaald zijn de bewijsregels van het burgerlijk wetboek van aanvullend recht. De bepalingen die het arbeidsrecht vastlegt rond geschrift blijven dus van toepassing.

Zo houdt het arbeidsrecht al langer niet enkel vast aan papieren geschriften, maar vonden al eerder elektronische documenten/geschriften hun intrede in het arbeidsrecht. Denken we bijvoorbeeld aan:

• sociale documenten zoals de loonbrief, individuele rekening, de tewerkstellings- en vakantie-attesten die werkgevers op elektronische wijze mogen afleveren;
• arbeidsovereenkomsten die op elektronische wijze afgesloten kunnen worden;
• …

Maar dit is lang niet voor alles uitdrukkelijk geregeld. Bovendien hanteert het arbeidsrecht vaak specifieke vormvoorwaarden, waardoor het geschrift op een striktere manier geïnterpreteerd moet worden.

Denken we bijvoorbeeld aan de betekening van een opzegtermijn. Volgens de arbeidsovereenkomstenwet moet de opzeg schriftelijk gebeuren.

Indien de opzegging uitgaat van de werknemer, kan deze gebeuren :

• door overhandiging van een geschrift aan de werkgever;
• door middel van een aangetekende brief;
• door middel van een gerechtsdeurwaardersexploot.

Gaat de opzeg uit van de werkgever, dan kan dit :

• door middel van een aangetekende brief;
• hetzij door middel van een gerechtsdeurwaardersexploot.

De mogelijkheden van de werkgever om een opzeg te betekenen blijven dus beperkt tot het verzenden van een aangetekende brief of het betekenen van een deurwaardersexploot. De werkgever kan weliswaar gebruik maken van gekwalificeerde e-aangetekende zending (wet van 21/07/2016) om de opzegtermijn te betekenen. Maar hij kan nog steeds geen opzeg betekenen door het versturen van een e-mail of sms, ook al wordt dit volgens het burgerlijk wetboek beschouwd als een ‘geschrift’.

Voor de werknemer is het anders. Deze kan een opzeg betekenen door het overhandigen van een ‘geschrift’ aan de werkgever. De arbeidsovereenkomstenwet geeft geen uitdrukkelijke definitie van het begrip 'geschrift'. De gemeenrechtelijke regels zijn van toepassing. Dit betekent dat de werknemer zijn opzegtermijn wel kan betekenen via e-mail of sms.

De ‘overhandiging’ aan de werkgever wordt dan ‘elektronische verzending’ aan de werkgever.

Bij overhandiging van een geschrift, wordt er vaak verwezen naar de handtekening van de werkgever op het duplicaat van het geschrift. Deze handtekening geldt enkel als bericht van ontvangst. De handtekening van de werkgever is dus geen voorwaarde om te kunnen spreken van een geldig betekende opzegtermijn.

Let op!

Bij discussie moet de werknemer kunnen aantonen dat hij zijn opzeg 'overhandigd' heeft aan de werkgever door bijvoorbeeld een elektronisch ontvangstbewijs. Het is duidelijk dat dit bewijs moeilijker te leveren is bij verzending van een sms dan de overhandiging van een papieren opzegbrief waarbij de werkgever een duplicaat tekent voor ontvangst.

3.  Elektronische handtekening

3.1. Nieuwe definitie van handtekening

Het nieuwe bewijsrecht bevestigt ondubbelzinnig dat een geschrift elektronisch kan zijn. Hetzelfde geldt voor de handtekening.

Art. 8.1, 2° B.W. definieert een handtekening namelijk als volgt:

“een teken of een opeenvolging van tekens, aangebracht met de hand, elektronisch of via ieder ander procedé, waarmee een persoon zich identificeert en waaruit zijn wilsuiting blijkt”.

Men kan dus ook een elektronische handtekening gebruiken om een geldig ondertekend (elektronisch) geschrift tot stand te brengen.

3.2. Verschillende soorten

Om te bepalen welke soort elektronische handtekening men kan gebruiken, grijpt de Belgische wetgever terug naar Europese regels over elektronische handtekeningen (zie ook eIDAS-Verordening van 23 juli 2014).

Volgende soorten handtekeningen vallen onder de definitie van een elektronische handtekening:

• een gewone elektronische handtekening,
• een geavanceerde elektronische handtekening,
• een gekwalificeerde elektronische handtekening (zoals de elektronische handtekening geplaatst met behulp van de e-ID).

Voor een uitgebreide bespreking van deze types handtekeningen verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 26 maart 2020.

3.3 Wat betekent dit concreet binnen het arbeidsrecht?

De nieuwe regels over elektronische handtekeningen hebben een beperkte impact op het arbeidsrecht.

Het arbeidsrecht bevat een aantal regels over elektronische handtekeningen. De bewijsregels in het nieuwe Burgerlijk Wetboek zijn van aanvullend recht en brengen hierin dus geen verandering.

Een voorbeeld zijn de regels rond de elektronische arbeidsovereenkomst. Werkgever en werknemer kunnen een elektronische arbeidsovereenkomst enkel geldig sluiten door gebruik te maken van een gekwalificeerde e-handtekening. Dit wijzigt niet door de bewijsregels in het nieuwe Burgerlijk Wetboek.

4. Nieuwigheden bewijslast

4.1. Hij die beweert, moet bewijzen

Als algemeen principe geldt nog steeds dat de persoon die een feit of rechtshandeling aanvoert t.a.v. de andere partij het bewijs daarvan moet leveren. Hij die beweert bevrijd te zijn, moet de rechtshandelingen of feiten bewijzen die zijn bewering ondersteunen.

Binnen het arbeidsrecht zijn er echter verschillende afwijkingen hierop voorzien, met als doel de werknemer als zwakkere contractpartij te beschermen.

Zo blijft de verdeling van de bewijslast van toepassing bij kennelijk onredelijk ontslag. En ligt de bewijslast bij ontslag van een beschermde werknemer nog steeds bij de werkgever.

4.2. Met alle bewijsmiddelen

Behalve in de gevallen waarin de wet anders bepaalt, kan het bewijs met alle bewijsmiddelen worden geleverd.

Dit principe wordt aangevuld met de verplichting om loyaal mee te werken aan de bewijsvoering, net als mee te werken aan de uitvoering van onderzoeksmaatregelen.

Kortom elke partij heeft de wettelijke verplichting om het verzamelen van bewijs voor de tegenpartij mogelijk te maken.

Tenslotte doet ook het bewijsrisico formeel zijn intrede. In geval van twijfel, wordt de partij die moet bewijzen, in het ongelijk gesteld, tenzij de wet anders bepaalt.

4.3. Nieuw! Omkering bewijslast door rechter

Een rechter heeft nu ook de wettelijke mogelijkheid om de bewijslast om te keren en dus soeverein te bepalen op wie de bewijslast rust. Hierbij moet de rechter volgende voorwaarden respecteren:

• enkel in uitzonderlijke omstandigheden;
• de toepassing van de principes rond bewijslast zou leiden tot een kennelijk onredelijk resultaat;
• de rechter moet eerst alle nuttige onderzoeksmaatregelen bevelen;
• de rechter moet waken over de medewerking van de partijen aan de bewijsvoering; en
• hij moet zijn beslissing met bijzondere reden omkleden.

Dit leidt dus tot een grotere beoordelingsvrijheid van een rechter en dus ook een lagere voorspelbaarheid.

Maar de rechter mag deze omkering van de bewijslast slechts als laatste redmiddel aanwenden, wanneer bijvoorbeeld één van de partijen weigert om mee te werken aan de bewijsvoering of wanneer het leveren van bewijs buitensporig zwaar of duur is voor één van de partijen.

Wat betekent dit concreet binnen het arbeidsrecht?

Welke impact deze omkering van bewijslast zal hebben voor het arbeidsrecht is nog niet duidelijk. Hiervoor moeten we de  rechtspraak afwachten. De werkgever moet wel steeds rekening houden met het risico dat de bewijslast in zijn nadeel omgekeerd wordt.

5.  Inwerkingtreding

Het boek 8 Bewijs trad in werking op 1 november 2020.

Zonder specifieke overgangsregeling, zijn de nieuwe bewijsregels in principe onmiddellijk van toepassing op alle gevallen waarover een rechter vanaf 1 november 2020 uitspraak moet doen.

Ten aanzien van derden of met betrekking tot het bewijs van de feiten, zijn de nieuwe bewijsregels onmiddellijk van toepassing. Dit geldt eveneens voor de nieuwigheden inzake de bewijslast. 

Voor overeenkomsten geldt echter dat deze bewezen moeten worden volgens de regels van toepassing op het ogenblik van de contractsluiting.

Concreet betekent dit dat de nieuwe bewijsregels tussen contractspartijen enkel van toepassing zijn op toekomstige contracten afgesloten vanaf 1 november 2020.