Vanaf het inkomstenjaar 2022 moet het bedrag aan kostenvergoedingen, dat een werkgever of vennootschap betaalt aan respectievelijk zijn werknemers of bedrijfsleiders, verschijnen op een fiscale fiche 281.10 of 281.20.

Facturen op naam van de werkgever die de werknemer voorschiet en die nadien worden terugbetaald door de werkgever of vennootschap moeten niet met het bedrag op de fiscale fiche vermeld worden.

Bijvoorbeeld

De vennootschap of werkgever koopt kantoormateriaal aan. De factuur staat op naam van de vennootschap. De werknemer of bedrijfsleider beperkt zich tot het voorschieten van de betaling.

In zo'n geval gaat het, volgens de Minister in antwoord op een parlementaire vraag, "niet om de werknemer of de bedrijfsleider die het kantoormateriaal aankoopt, maar wel de vennootschap. Daardoor moeten deze kosten niet opgenomen worden op fiche."

Niettegenstaande de wettekst neemt de Minister hier een tolerant standpunt in. De fiscus wil met de ficheplicht voor alle kosten eigen aan de werkgever echter meer duidelijkheid en onder meer dubbel gebruik vermijden. De Minister meent dat door de facturatie op naam van de werkgever dit risico miniem is.

Wat houdt de nieuwe plicht weer in ?

Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten ook alle variabele vergoedingen die de werkgever of de vennootschap aan zijn werknemers of bedrijfsleiders toekent als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever verantwoord worden door vermelding van het bedrag op de fiscale fiche.

Met de variabele vergoedingen worden de terugbetalingen op basis van bewijsstukken geviseerd.

Volgens de fiscus betekent dit concreet het volgende :