Vanaf 2 september 2024 moet je als werkgever de opleidingsplannen (zowel de toekomstige als deze van 2023 en 2024) neerleggen via de elektronische applicatie transfer.werk.belgie.be.

In wat volgt staan we stil bij de wettelijke basis van het jaarlijks opleidingsplan; de juridische inhoud ervan en tenslotte bij de neerleggingsverplichting die nu actief wordt. 

1. Arbeidsdeal

De verplichting tot opstellen van een jaarlijks opleidingsplan staat in de arbeidsdeal van 2022. Er zijn toen twee nieuwe opleidingsverplichtingen ingevoerd voor werkgevers:

• vanaf 2023 moet elke onderneming met minstens 20 werknemers een formeel jaarlijks opleidingsplan opstellen;

• in ondernemingen met minstens 10 werknemers, geldt een individueel opleidingsrecht voor elke werknemer. In ondernemingen met minstens 20 werknemers bedraagt de opleidingsverplichting 5 dagen per jaar. 

   

Beide opleidingsverplichtingen werden uitgebreid besproken in onze nieuwsbrief van 20 november 2022. 

2. Jaarlijks opleidingsplan

2.1. Werkgevers met minstens 20 werknemers

Werkgevers met minstens 20 werknemers dienen jaarlijks, voor 31 maart, een formeel opleidingsplan opstellen. Deze verplichting geldt voor werkgevers die onder het toepassingsgebied van de CAO-wet vallen. In de praktijk zijn dat hoofdzakelijk de werkgevers in de private sector. Werkgevers met minder dan 20 werknemers, hoeven geen opleidingsplan op te stellen.

De wetgeving bevat geen specifieke bepaling over hoe het aantal werknemers moet berekend worden. Strikt genomen moet een onderneming dus, zodra er 20 werknemers in dienst zijn, een plan maken. In de praktijk aanvaardt de FOD WASO dezelfde berekeningswijze als bij de verplichting een individueel opleidingsrecht toe te kennen vanaf 10 werknemers. Daar gebeurt de berekening op basis van een gemiddelde tewerkstelling, uitgedrukt in voltijdse equivalenten. 

2.2. Inhoud opleidingsplan

Een opleidingsplan is een papieren of elektronisch document waarin de aangeboden opleidingen en de groep van werknemers voor wie ze bestemd zijn, worden opgelijst.

De werkgever beslist in principe zelf welke opleidingen worden opgenomen. Het plan moet minstens de formele en informele opleidingen bevatten. Dat onderscheid kennen we al uit de wetgeving rond de sociale balans, waarin deze opleidingen ook vermeld worden:

• Formele opleidingen zijn door lesgevers of opleiders ontwikkelde cursussen en stages. Ze worden gekenmerkt door een hoge graad van organisatie van de opleider of opleidingsinstelling. Ze gaan door op een plaats die duidelijk van de werkplek gescheiden is. Ze richten zich tot een groep leerlingen, en kunnen ontwikkeld en beheerd worden door de onderneming zelf of door een extern organisme.

• Informele opleiding bevat de andere opleidingsactiviteiten, die rechtstreeks betrekking hebben op het werk. Deze opleidingen worden gekenmerkt door een hoge graad van zelforganisatie door de individuele leerling of door een groep leerlingen met betrekking tot de tijd, de plaats en de inhoud. De inhoud wordt gekozen volgens de individuele behoeften van de leerling op de werkplek, en heeft een rechtstreeks verband met het werk en de werkplek. On-the-job-training, coaching of zelfstudie zijn voorbeelden van informele opleiding. Ook deelname aan conferenties of beurzen voor leerdoeleinden hoort hierbij.

   

Digitale opleidingen (e-learning) komen uiteraard ook in aanmerking.

De wettekst vraagt de werkgever bijzondere aandacht te hebben voor risicogroepen, zoals werknemers van 50 jaar en ouder, werknemers met een arbeidshandicap, werknemers die geen EU-nationaliteit hebben (of van wie één van de ouders, of twee grootouders, geen EU-nationaliteit bezit of bezat) en knelpuntberoepen.

De bewoording 'aandacht hebben voor …' is juridisch moeilijk afdwingbaar. Het is in zekere zin 'soft law'. De bedoeling is wel duidelijk: voor deze groepen zijn opleidingskansen nog belangrijker, vandaar de vraag om extra focus te leggen.

De werkgever moet bovendien aandacht besteden aan ‘de genderdimensie’, met andere woorden, de gelijke behandeling van vrouwen en mannen.

Het opleidingsplan moet uitleggen op welke wijze het bijdraagt aan de investeringen in opleidingen. Dit verwijst naar de 2e opleidingsverplichting van de Arbeidsdeal, met name het individueel opleidingsrecht van toepassing op werkgevers met minstens 10 werknemers.

Het opleidingsplan wordt minstens voor een duurtijd van één jaar gesloten.

De sector (het paritair comité of sub-comité) kan met een algemeen verbindend verklaarde CAO bijkomende minimale voorwaarden bepalen waaraan een opleidingsplan moet voldoen.

2.3. Procedure

De werkgever moet het plan jaarlijks vóór 31 maart opstellen. Hij moet eerst intern sociaal overleg plegen.

Daartoe legt hij een ontwerp van opleidingsplan voor aan de ondernemingsraad, of als die er niet is, aan de vakbondsafvaardiging, minstens vijftien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp zal bestudeerd worden. De ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging geeft advies over het ontwerp tegen uiterlijk 15 maart. Als er geen ondernemingsraad en vakbondsafvaardiging is, dan legt de werkgever het plan aan de werknemers voor tegen uiterlijk 15 maart.

Binnen de maand na inwerkingtreding van een plan, moet de werkgever een afschrift ervan elektronisch versturen aan de Directeur-generaal van de Algemene Directie Toezicht van de sociale wetten van de FOD WASO. Dit doet de werkgever via de applicatie transfer.werk.belgie.be. De details van deze neerleggingsverplichting zijn pas sinds 2 september 2024 bij K.B. ingevoerd. Zie verder onder randnummer 3. 

Het opleidingsplan wordt in de onderneming bewaard. Werknemers en hun vertegenwoordigers hebben er op eenvoudige vraag toegang tot.

2.4. Sanctie

Er zijn geen sancties voorzien. 

3. Neerleggingsverplichting opleidingsplan

In het Belgisch Staatsblad van 2 september 2024 verscheen het K.B. dat bepaalt waar de neerlegging van het opleidingsplan moet gebeuren en volgens welke regels en voorwaarden.

De arbeidsdeal voorzag deze verplichting tot elektronische neerlegging van het opleidingsplan al, maar er was nog een KB nodig dat de ambtenaar aanwees bij wie de neerlegging moest gebeuren. Zolang dit KB ontbrak, konden werkgevers hun opleidingsplannen niet neerleggen.

Nu wordt de neerleggingsverplichting actief. Dit geldt niet enkel voor de toekomstige plannen, maar ook voor de opleidingsplannen voor de jaren 2023 en 2024.

3.1. Tijdstip van neerlegging

De werkgever legt het opleidingsplan neer binnen de maand na inwerkingtreding ervan. 

Voor de nog niet neergelegde plannen van 2023 en 2024 krijgen werkgevers vanaf 2 september 2024 nog 6 maanden de tijd om hun opleidingsplannen in te dienen. Dit gebeurt uiterlijk op 1 maart 2025. 

3.2. Modaliteiten

De werkgever legt het opleidingsplan neer op elektronische wijze via de applicatie van de FOD WASO: transfer.werk.belgie.be.

Indien het opleidingsplan persoonlijke gegevens van de werknemers bevat, dien je deze te anonimiseren alvorens de kopie van het opleidingsplan over te maken.
 

3.3. Aangewezen ambtenaar

De ambtenaar waarbij de neerlegging moet gebeuren is de Directeur-generaal van de Algemene Directie Toezicht van de sociale wetten van de FOD WASO.

Na de elektronische neerlegging via de applicatie transfer.werk.belgie.be, komen de opleidingsplannen daar terecht.