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Liste des pays : pas de mise à jour en 2020
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement se rendent à l’étranger pour une mission officielle, ils reçoivent un remboursement forfaitaire des frais.
 
L’administration utilise pour ce faire ce que l’on appelle la liste des pays, qui fait mention du montant du remboursement qui s’applique à chaque pays.
 
Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année.
 
Nous apprenons de bonne source qu’aucune adaptation n’aura lieu cette année (pour la deuxième année consécutive).
La liste des pays publiée en 2018 et entrée en vigueur le 6 juillet 2018 reste donc intégralement applicable en 2020.
 
Remboursement des frais
Les indemnités journalières forfaitaires couvrent les frais de repas et les petites dépenses sur place.
Les forfaits ne couvrent donc pas les frais de déplacement ou de voyage aller et retour, ni les frais de nuitée.
 
Tant l’administration fiscale que l’ONSS considèrent ces remboursements forfaitaires comme un remboursement de frais propres à l’employeur. En conséquence, ces indemnités sont exonérées d’impôts et de cotisations de sécurité sociale.
 
Également pour le secteur privé et pour les « autres administrations »
Les montants repris dans la liste des pays s’appliquent également aux personnes qui doivent se rendre à l’étranger pour une mission de courte durée et qui sont employées dans le secteur privé ou auprès d’autres autorités (pour autant que le statut du personnel ne l’empêche pas).
 
Conséquences pour l'employeur
Les indemnités de séjour forfaitaires sont fixées pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Elles valent toutefois aussi comme norme dans le secteur privé et auprès d’autres autorités (pour autant que le statut du personnel le permette).
 
Si l’employeur respecte les forfaits et les plafonds de la liste des pays, ces indemnités constituent un coût propre à l’employeur. Elles ne sont par conséquent pas soumises à l’impôt, ni aux cotisations de sécurité sociale.
 
L’employeur a le choix entre les forfaits suivants :
  • un forfait journalier de 37,18 EUR (quelle que soit la destination), ou
  • les montants mentionnés sur la liste des pays.
L’employeur peut appliquer le forfait le plus avantageux pour le travailleur.
 
Les montants susmentionnés constituent des directives maximales.
Un employeur peut les utiliser, mais il peut aussi octroyer des montants inférieurs. Par exemple, lorsque d’autres dispositions sont en vigueur dans l’entreprise.
 
L’employeur peut également payer plus que les forfaits. Dans ce cas, il n’y a exonération d’impôts et d’ONSS que si l’employeur est en mesure de démontrer le caractère de frais réels. 
Source:
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement doivent se rendre en mission officielle à l’étranger, ils reçoivent une indemnité forfaitaire.
 
Les autorités utilisent la liste des pays à cet effet. Sur cette liste, le montant de l’indemnité varie d’un pays à l’autre et peut varier en fonction du niveau de prix dans la capitale, d’autres villes importantes et le reste du pays.
 
Les montants repris sur cette liste de pays peuvent être adaptés chaque année.
 
Nous apprenons de bonne source qu’aucune adaptation n’aura lieu cette année (tout comme en 2019). Par rapport à l’année dernière et 2018, les montants des indemnités journalières forfaitaires restent par conséquent inchangés.
 
La liste des pays publiée en 2018 et entrée en vigueur le 6 juillet 2018 reste donc intégralement applicable en 2020.
 
Les principes de l’indemnité forfaitaire pour les voyages de service à l’étranger restent inchangés également. Par souci d’exhaustivité, nous les récapitulons ici pour vous.
Les personnes qui effectuent des voyages à l’étranger dans le cadre de leur travail peuvent bénéficier d’une indemnité forfaitaire pour « voyages de service de courte durée à l’étranger ».
 
Un voyage de service de courte durée à l’étranger est un voyage :
  • d’au moins 10 heures (départ et arrivée le même jour) ;
  • de maximum 30 jours calendrier par voyage ;
  • au service effectif de l’employeur ou pour le compte de celui-ci.
Les indemnités forfaitaires que les fonctionnaires reçoivent pour une mission officielle à l’étranger s’appliquent également dans le secteur privé et dans d’autres administrations.
 
Attention !
Seuls les travailleurs (et dirigeants d’entreprise) qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et partent une fois, occasionnellement, voire régulièrement en voyage de service à l’étranger dans ce contexte entrent en ligne de compte.
 
Le régime ne vaut donc pas pour les travailleurs/dirigeants d’entreprises pour lesquels des déplacements de et vers l’étranger font partie de l’activité professionnelle journalière normale.
 
Pour le transport international, des règles spécifiques doivent être respectées.
La circulaire n° Ci.RH.241/607.210 (AAFisc 21/2011) met au point un régime pour les différentes indemnités forfaitaires octroyées aux chauffeurs dans le secteur du transport international de marchandises.
La circulaire n° Ci.RH.241/631.421 (AAFisc 3/2016) a trait au régime fiscal des différentes indemnités forfaitaires octroyées dans le secteur de l’autocar aux chauffeurs effectuant des déplacements internationaux.
 
Forfait de 37,18 EUR
L’administration fiscale accepte un montant de 37,18 EUR par jour à titre de défraiement forfaitaire des frais pour les voyages de service à l’étranger, et ce, quelle que soit la destination.
 
Liste des pays
Un forfait supérieur est autorisé lorsque les circonstances propres au pays où la mission est remplie le justifient.
Pour ce faire, il est expressément fait référence à la liste des pays que les autorités utilisent pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (de la catégorie 1 – « administration centrale »).
 
Contrairement au montant de 37,18 EUR, qui n’est pas indexé, les montants de la liste des pays peuvent être adaptés chaque année.
 
Choix
L’employeur a le choix. Il peut utiliser les montants de la liste des pays lorsque ceux-ci sont supérieurs au forfait de 37,18 EUR, et inversement.
 
Forfait total ou partiel ?
 
Un montant forfaitaire total est octroyé :
 
  • par jour d’absence complet (c.-à-d. un jour entre 2 nuitées en voyage de service) ;
  • pour un voyage avec départ et retour le même jour calendrier impliquant une absence d’au moins 10 heures.
 
Si le voyage de service dure plus de 24 heures, une réduction des forfaits de 50 % s’applique les jours de départ et d’arrivée.
Lorsque le voyage de service à l’étranger ne correspond pas à la définition mentionnée au point 2.1, l’ONSS et le fisc appliquent différents points de vue :
 
Situation 1 : le voyage dure moins de 10 heures
 
L’ONSS n’accepte pas de forfait : l’employeur doit pouvoir démontrer les coûts à l’aide de pièces justificatives.
 
Le fisc accepte les forfaits appliqués aux voyages de service en Belgique.
 
Situation 2 : la durée du voyage dépasse 30 jours
 
L’ONSS et le fisc acceptent, sous certaines conditions, l’application des indemnités forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs.
 
Si on utilise la liste des pays, l’administration accepte l’indemnité forfaitaire qui est au maximum égale à l’indemnité journalière forfaitaire que le SPF Affaires étrangères utilise pour les fonctionnaires appartenant à la « catégorie 2 » (= fonctionnaires « en poste » à l’étranger).
 
Les conditions sont que l’employeur :
  • paie ou octroie ces indemnités forfaitaires uniquement pour une même mission pouvant durer au maximum 24 mois ;
  • cesse de payer ou d’octroyer ces indemnités forfaitaires en cas d’établissement définitif du travailleur (ou dirigeant d’entreprise) à l’étranger ;
  • n’octroie ces indemnités forfaitaires que si la rémunération que le travailleur perçoit pour ces jours est soumise à l’impôt belge (condition spécifique pour l’ONSS).
 
Remarque
S’il est établi au début qu’un séjour professionnel à l’étranger durera plus de 30 jours calendrier consécutifs, les montants (inférieurs) de la catégorie 2 s’appliquent dès le premier jour.
Quels frais ?
Les montants des indemnités journalières forfaitaires couvrent les frais de repas et les petites dépenses (transport sur place, pourboires…).
 
Ils ne couvrent donc pas les frais de déplacement et de voyage aller et retour, ni les frais de nuitée.
Pour le remboursement de ces frais, des pièces justificatives sont toujours nécessaires.
 
Frais propres à l’employeur
Tant l’administration fiscale que l’ONSS considèrent ces indemnités journalières forfaitaires comme un remboursement d’un coût propre à l’employeur.
 
Ces indemnités sont par conséquent :
  • non imposable dans le chef du travailleur ;
  • entièrement déductibles au titre de frais professionnels pour l’employeur ;
  • non soumises aux cotisations de sécurité sociale.
 
Pour l’exonération d’ONSS, il est en outre notamment requis que l’employeur puisse démontrer le caractère professionnel du voyage ainsi que la date, le lieu et le motif de la visite.
Il ressort d’une directive interne du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement que les indemnités forfaitaires font l’objet d’une nouvelle répartition :
  • 15 % destinés au petit-déjeuner ;
  • 35 % destinés au repas de midi ;
  • 45 % destinés au repas du soir ;
  • 5 % destinés aux petites dépenses.
 
Lorsque les frais de repas ne sont pas à charge du fonctionnaire, l’indemnité journalière est donc presque entièrement supprimée.
 
Par conséquent, lorsqu’en cas de voyage de service à l’étranger, l’employeur prend également en charge les frais de repas ou les petites dépenses, s’applique une réduction des forfaits :
  • de 15 % si le petit-déjeuner est compris ;
  • de 35 % si le repas de midi est compris ;
  • de 45 % si le repas du soir est compris ;
  • de 5 % si les petites dépenses sont comprises.
 
L’ONSS applique également cette méthode.

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