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Les travailleurs qui travaillent depuis leur domicile encourent des frais. Les employeurs qui veulent les indemniser disposent de différentes possibilités à cet effet.
 
L’une d’entre elles est l’indemnité de bureau forfaitaire de 129,48 EUR par mois (montant valable à partir du 1er avril 2020).
 
Ce forfait n’est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale, mais n’était pas automatiquement exonéré d’impôts.
Un employeur qui souhaitait obtenir une certitude quant à l’exonération devait demander un ruling à cet effet au Service des Décisions Anticipées (SDA).
 
Cela fait à présent partie du passé. Une circulaire fiscale fixe les règles du jeu pour l’octroi d’une indemnité de travail à domicile forfaitaire.
Le fisc s’est inspiré des règles empiriques appliquées par l’ONSS, même s’il subsiste quelques différences.
 
Les principales règles fiscales sont : 
  • octroi en cas de travail à domicile régulier et structurel (au moins 5 jours ouvrables par mois) ;
  • 129,48 EUR maximum par mois ;
  • couverture des frais de bureau au lieu de résidence du travailleur ;
  • pas de prorata requis en cas de prestations à temps partiel ;
  • pas de distinction entre les différentes catégories de fonction ;
  • pas de double emploi avec d’autres indemnités couvrant les mêmes frais.
 
Lorsque l’employeur et le travailleur s’y conforment, un ruling n’est plus nécessaire pour pouvoir octroyer cette indemnité de travail à domicile en exonération d’impôts.
 
Lorsqu’un employeur souhaite y déroger - par exemple en voulant se différencier entre différentes catégories de fonction -, il ne peut pas bénéficier automatiquement de l’exonération. Il peut bien entendu toujours s’adresser au SDA pour conclure un ruling à ce sujet. 
 
À partir de quand
Les règles susmentionnées s’appliquent à partir du 1er mars 2020.
 
Quelles sont les conséquences pour le secteur public
Les règles s’appliquent également aux fonctionnaires des diverses administrations.
Source:
Circulaire 2020/C/100 relative aux frais propres à l’employeur pour le travail à domicile
Les travailleurs qui travaillent depuis leur domicile encourent des frais. Un employeur qui souhaite les indemniser a plusieurs possibilités à cet effet.
 
L’une d’entre elles est l’indemnité de bureau forfaitaire de 129,48 EUR par mois. Afin de les exonérer de cotisations de sécurité sociale, l’ONSS applique quelques règles empiriques.
 
Jusqu’à présent, cette indemnité n’était pas automatiquement exonérée d’impôts, mais cela va changer.
 
Sous certaines conditions, un employeur peut octroyer une indemnité de travail à domicile forfaitaire à ses travailleurs qui travaillent régulièrement et structurellement à domicile.
 
Comme son nom l’indique, l’indemnité de travail à domicile couvre les frais que :
  • les travailleurs encourent dans le cadre du travail à domicile et
  • sont à charge de l’employeur.
 
Pour qu’une indemnité soit considérée comme un remboursement non imposable de frais propres à l’employeur, l’employeur doit en principe apporter la double preuve que l’indemnité :
  • est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
  • a été aussi effectivement consacrée à de tels frais.
 
L’employeur peut fixer ces indemnités de manière forfaitaire, sans perdre la nature des frais réels. Dans ce cadre, l’employeur doit déterminer le montant conformément à des normes strictes. 
Celles-ci doivent être le résultat d’observations et d’échantillons répétés.
Le fisc publie à présent une circulaire sur la base de laquelle un employeur peut octroyer un remboursement des frais exonéré d’impôt à ses travailleurs qui travaillent depuis leur domicile.
 
Pour bénéficier de l’exonération, des conditions spécifiques doivent être remplies. Les voici :
 
  • uniquement en cas de travail à domicile régulier et structurel ;
    Cette condition est remplie lorsque les travailleurs travaillent à domicile au moins 5 jours ouvrables par mois.
  • 129,48 EUR maximum par mois (montant valable à partir du 1er avril 2020) ;
    pour le mois de mars, le plafond inférieur de 126,94 EUR s’applique ;
  • couverture des frais de bureau au lieu de résidence du travailleur ;
    ces frais ont trait à l’aménagement et à l’utilisation (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, de matériel d’impression et informatique, de fournitures de bureau, de services d’utilité publique tels que l’eau, l’électricité et le chauffage, l’entretien, l’assurance, le précompte immobilier, etc. ;
  • pas de prorata requis en cas de prestations à temps partiel 
      
  • pas de distinction entre les différentes catégories de fonction ;
    l’employeur doit octroyer une même indemnité à tous les travailleurs qui travaillent régulièrement et structurellement depuis leur domicile ;
  • pas de double emploi avec d’autres indemnités couvrant les mêmes frais.
En outre, l’employeur et le travailleur doivent tenir compte des modalités suivantes pour pouvoir bénéficier de l’exonération en tant que frais propres à l’employeur :
 
  • les travailleurs qui prouvent leurs frais professionnels réels dans leur déclaration d’impôt des personnes physiques doivent déduire cette indemnité de travail à domicile forfaitaire des frais professionnels prouvés.
    Il va de soi que ce n’est obligatoire que si ces frais professionnels prouvés ont trait au travail à domicile ;
  • afin d’éviter une double déduction du même coût, l’employeur ne peut rembourser les frais liés au travail à domicile sur la base de pièces justificatives réelles ;
  • l’employeur tient à disposition une liste nominative des travailleurs qui bénéficient de l’indemnité de travail à domicile forfaitaire pour un exercice d’imposition déterminé ;
  • l’indemnité de travail à domicile forfaitaire payée en remboursement des frais propres à l’employeur doit être justifiée par des fiches individuelles.
    Sur la fiche 281.10, à côté de la rubrique b) de la case 26 « renseignements divers », la mention « OUI - normes strictes » doit être complétée.
    Ce remboursement des frais forfaitaire est en effet fixé sur la base de normes strictes ;
  • en cas de fractionnement de salaire, l’employeur doit réduire les indemnités qu’il octroie en remboursement des frais propres de l’employeur aux travailleurs concernés proportionnellement à l’activité exercée en Belgique ;
  • l’employeur peut également octroyer l’indemnité de travail à domicile forfaitaire pendant les vacances normales, mais doit la réduire proportionnellement en cas d’absence de longue durée (autres que les vacances annuelles).
L’ONSS applique depuis un certain temps déjà une indemnité de bureau forfaitaire qui doit couvrir les frais liés au travail à domicile.
 
Le fisc s’en est clairement inspiré, même s’il subsiste quelques différences. Voici un aperçu des deux régimes.
 
 
ONSS
Fisc
 
Dénomination
 
Indemnité de bureau
 
Indemnité de travail à domicile
 
 
Montant
 
 
129,48 EUR/mois
 
129,48 EUR/mois
 
Travail à domicile structurel et régulier
 
 
min. 8 heures par semaine
 
min. 5 jours de travail par mois
 
Prorata pour les travailleurs à temps partiel
 
non
 
non
 
 
Catégories de fonction
 
non spécifié
 
 
aucune distinction autorisée
 
Cumul avec 2 x 20 EUR pour un usage professionnel de son propre PC et d’Internet
 
autorisé
 
pas explicitement mentionné mais, selon nous, autorisé
Pendant la crise du coronavirus, le Service des Décisions Anticipées (SDA) avait élaboré une procédure rapide.
 
Les employeurs qui le souhaitaient pouvaient, par le biais de cette procédure, obtenir rapidement une sécurité juridique sur l’indemnité qu’ils souhaitaient octroyer à leurs travailleurs dans le cadre du travail à domicile.
 
L’employeur devait proratiser l’indemnité de travail à domicile coronavirus en fonction du régime de travail des travailleurs concernés.
 
Ce qui est logique en soi, lorsque tous les travailleurs travaillent presque totalement à domicile. Cependant, lorsqu’il est à nouveau question d’une forme mixte, dans le cadre de laquelle les travailleurs répartissent leur temps de travail entre leur domicile et leur travail, une nouvelle situation apparaît.
 
Lorsque le travailleur à temps plein et le travailleur à temps partiel prestent 5 jours de travail à domicile, il n’est pas justifié d’octroyer une indemnité différente à chacun d’eux.
En outre, l’ONSS n’applique pas non plus de prorata pour l’occupation à temps partiel.
 
En omettant le prorata dans cette situation, le fisc s’aligne donc sur la position de l’ONSS.
Un employeur qui veut exclusivement octroyer une indemnité de travail à domicile forfaitaire et qui respecte les conditions de cette circulaire ne doit pas conclure de ruling avec le SDA.
 
Il n’est cependant pas exclu qu’un employeur :
  • souhaite encore indemniser d’autres frais de manière forfaitaire ; ou
  • souhaite tout de même faire une distinction entre les catégories de fonction pour l’indemnisation des frais de travail à domicile ; ou
  • souhaite mettre certains éléments compris dans l’indemnité de travail à domicile (par exemple une chaise de bureau) à la disposition de ses travailleurs.
L’employeur ne peut alors pas invoquer cette circulaire.
 
S’il souhaite obtenir la sécurité juridique nécessaire à ce sujet, il peut toujours demander un ruling auprès du SDA.
 
Nos collègues disposent des connaissances nécessaires pour assister les employeurs dans cette tâche. Vous pouvez les contacter via taxconsultancy@sdworx.com.

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