Feedback
ella
Contexte
 
Pour les fonctionnaires fédéraux, les montants et les conditions pour les frais de séjour forfaitaires dans le cadre des déplacements de service intérieurs ont fondamentalement changé à partir du 1er septembre 2017.  
 
Il était déjà clair que les employeurs dans le secteur privé peuvent également utiliser ces nouveaux montants forfaitaires comme une norme sérieuse pour la compensation exonérée de ces frais.
 
La question restait de savoir si les nouvelles conditions seraient aussi d’application pour le secteur privé.
 
Nouvelles conditions : pour le secteur privé également
 
La circulaire publiée par le fisc le 23 janvier offre une réponse définitive.
 
Les nouvelles conditions seront aussi en grande partie applicables au secteur privé. Seule la condition relative aux distances minimum à parcourir n’est pas transposée.   
 
Les frais de séjour forfaitaires se composent des frais de repas et de logement. Voici la liste des montants et des conditions à respecter.
 
Indemnité forfaitaire pour les frais de repas.
 
L’indemnité s’élève à 16,73 EUR par jour et est octroyée en fonction du nombre de déplacements effectifs.
Le déplacement en lui-même dure minimum 6 heures.
L’employeur ou un tiers ne peuvent pas indemniser les frais de repas ni les couvrir via un autre avantage (par exemple, le restaurant d’entreprise).
 
Indemnité forfaitaire pour les frais de logement.
 
L’indemnité s’élève à 125,50 EUR par nuit.
 
L’employeur ou un tiers ne peut pas prendre sur lui les frais de logement ni les couvrir via un autre avantage (par exemple, un logement gratuit).
 
Attention au cumul
 
Si le travailleur perçoit une indemnité forfaitaire, l’employeur ne peut plus rembourser à nouveau ces mêmes frais sur la base de justificatifs réels.
 
Quand un travailleur reçoit également des chèques-repas, l’intervention patronale pour le chèque-repas doit être déduite du montant de l’indemnité journalière.
 
Conséquences pour l'employeur
Si l’employeur respecte les montants et conditions, le fisc considérera ces indemnités forfaitaires comme des frais propres à l’employeur. Ils constitueront alors un avantage non-imposable pour le travailleur et des frais professionnels déductibles pour l’employeur. 
Source:
Circulaire 2018/C/8 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale – A.R. du 13/07/2017 – impact sur le secteur privé
Les travailleurs qui doivent effectuer un déplacement pour le travail exposent des frais de repas et de boissons pendant leur voyage.
 
L’employeur peut rembourser ces frais à l’aide de justificatifs réels, mais il peut aussi les indemniser sur une base forfaitaire.
 
Dans ce cadre, il peut utiliser les frais de séjour forfaitaires valables à partir du 1er septembre 2017 pour les fonctionnaires fédéraux qui entreprennent un déplacement de service intérieur.
Ceux-ci constituent une norme sérieuse dans le secteur privé.
 
Les frais de séjour se composent des frais de repas et de logement.
 
Des conditions spécifiques sont liées à l’indemnité des deux types de frais. Si ces conditions sont satisfaites, l’employeur peut octroyer ces indemnités exonérées d’impôts. 
 
Voici les conditions en question.
Le montant de l’indemnité journalière pour frais de séjour, également appelée indemnité repas ou indemnité journalière, s’élève à 16,73 EUR (10,00 EUR non indexés) pour un déplacement de minimum 6 heures.
 
Pour les fonctionnaires fédéraux, une condition supplémentaire doit être respectée. La distance de leur déplacement doit être de plus de 25 kilomètres en dehors de l’agglomération de la résidence administrative.
Cette condition relative à la distance n’est PAS transposée au secteur privé.
 
En outre, l’employeur ou un tiers ne peut pas indemniser les frais de repas d’une autre manière ni les couvrir via un autre avantage.
 
L’indemnité journalière est uniquement autorisée pour un déplacement de minimum 6 heures.
 
En principe, l’on calcule la durée du voyage de service à partir du départ sur le lieu d’emploi jusqu’au retour au même endroit.
Ceci n’est pas valable quand le travailleur part directement en voyage de service depuis son domicile et y retourne directement. Dans ce cas, cette durée-là sera prise en compte. 
Une condition supplémentaire est que l’employeur ou un tiers ne peuvent pas indemniser ou couvrir les frais de repas d’une autre manière.
 
À titre d’exemple, un travailleur (ou un dirigeant d'entreprise) n’a pas droit à l’indemnité journalière dans les situations suivantes :
  • lorsqu’un client ou un fournisseur propose un repas gratuit dans le cadre d’une mission ;
  • lorsque le travailleur ( ou le dirigeant d'entreprise ) doit suivre une formation, un séminaire, un groupe de travail, etc., en dehors de son lieu de résidence ou d’emploi pendant son temps de travail, et où :
    • le prix du repas est compris dans les frais d’inscription payés par l’employeur (ou la société) ;
    • l’organisateur de l’événement propose un repas gratuit ;
  • lorsque le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) a accès à un restaurant d’entreprise de son employeur (ou de sa société) sur le lieu où il effectue la mission.
 
Pour les travailleurs dont la fonction exige qu’ils fassent régulièrement des déplacements professionnels, il est également possible de recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle.
 
Dans ce cadre, la condition de durée minimale par voyage de service ne s’applique pas.
 
Si le forfait mensuel est appliqué, l’employeur ou un tiers ne peuvent pas non plus indemniser les frais de repas d’une autre manière. Cette condition est donc maintenue.
Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité mensuelle est égale à « un certain nombre de fois » le montant de l’indemnité journalière (16,73 EUR), avec un maximum absolu de 16 fois.
 
Pour les prestations à temps partiel, l’indemnité est proratisée.
 
Quant à la manière de déterminer ce « nombre de fois », le fisc se montre un peu moins clair, du moins en ce qui concerne le secteur privé.
 
Pour l’autorité fédérale, il convient d’appliquer la méthode suivante.
Le nombre est fixé chaque année, sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies l’année précédente par tous les membres du personnel d’un service spécifique qui exercent la même fonction.
Le fonctionnaire dirigeant adapte ce montant annuellement.
 
Actuellement, nous ne savons pas encore comment transposer ce principe au secteur privé.
 
Nous essayons de clarifier la question. Dans l’attente de plus d’informations, nous conseillons de ne pas utiliser ce forfait mensuel pour le moment, et donc d’octroyer uniquement une indemnité journalière pour le nombre réel de déplacements.
Pour les fonctionnaires dont le domicile personnel tient lieu de résidence administrative, l’administration octroie une indemnité supplémentaire, en plus du forfait mensuel.
 
Ils perçoivent une indemnité complémentaire mensuelle de 60 EUR maximum pour les frais liés à l’accès à Internet et l’utilisation du téléphone.
 
Dans le secteur privé, l’employeur peut également octroyer cette indemnité complémentaire aux travailleurs qui :
  • perçoivent l’indemnité forfaitaire mensuelle (maximum 16 fois 16,73 EUR) ; et
  • exercent leur activité professionnelle « dans des circonstances comparables à celles des membres du personnel de l’autorité fédérale » qui peuvent revendiquer ces indemnités.
    Ce sont donc les travailleurs qui :
    • sont généralement titulaires d’une fonction itinérante ; et
    • ont leur adresse de domicile comme lieu d’emploi fixe.
 
Cependant, une certaine prudence est de mise.
 
Pour l’usage professionnel de sa connexion à Internet personnelle et de sa propre installation informatique, l’ONSS et le fisc acceptent une indemnité forfaitaire de 20 EUR par mois par avantage sous des conditions bien déterminées.
 
Pour l’usage professionnel de son propre téléphone, nous n’avons actuellement pas connaissance d’un forfait accepté par l’ONSS.
 
Nous soumettons la question à l’ONSS et y revenons le plus vite possible.
 
Dans l’attente de la réponse, nous déconseillons d’appliquer simplement ce forfait de 60 EUR pour couvrir ces frais.
Il est conseillé de se limiter aux 40 EUR connus pour l’usage professionnel de la connexion à Internet personnelle et de l’installation informatique propre.
Il arrive qu’un travailleur ( ou un dirigeant d'entreprise ) doive rester loger quelque part dans le cadre du voyage de service. 
 
Ces frais peuvent également faire l’objet d’une indemnité forfaitaire par l’employeur, à concurrence de 125,50 EUR par nuit (75 EUR non-indexés).
 
Dans ce cas, l’employeur ou un tiers ne peuvent pas prendre sur eux ces frais de logement ni les couvrir via un autre avantage.
 
Par exemple, lorsqu’un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) dispose d’un logement gratuit sur place, l’indemnité complémentaire pour les frais de séjour ne peut pas être octroyée. 
Si le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) perçoit une indemnité forfaitaire, l’employeur (ou la société) ne peut plus rembourser à nouveau ces mêmes frais sur la base de justificatifs réels.
 
Supposons qu’un dirigeant d’entreprise ait un mandat dans deux sociétés différentes, X et Y, et effectue un déplacement de service combiné pour le compte des deux sociétés.
 
Il n’est pas admis que tant l’octroi de l’indemnité de séjour forfaitaire par la société X et le remboursement des frais de repas et de logement réels par la société Y au bénéfice du dirigeant d’entreprise concerné soient considérés comme un remboursement non imposable des frais propres de chaque société.
L’une des deux sociétés doit requalifier l’indemnité comme une indemnité imposable.
 
Même si les deux sociétés devaient octroyer l’indemnité de séjour forfaitaire pour le déplacement de service combiné, l’une des deux indemnités doit être requalifiée d’indemnité imposable pour le dirigeant d’entreprise concerné.
 
Quand un travailleur reçoit également des chèques-repas, il faut déduire l’intervention patronale pour le chèque-repas du montant de l’indemnité journalière.
Si les indemnités excèdent les montants maximum, elles constituent en principe des rémunérations imposables.
 
C’est également le cas si le déplacement de service ne satisfait pas à la durée minimale.
 
Il est cependant possible pour l’employeur d’octroyer des indemnités plus élevées et des indemnités pour des voyages de service d’une durée inférieure aux 6 heures fixées sans qu’elles soient soumises à l’impôt.
 
À cet effet, l’employeur (ou la société) doit apporter la double preuve que ces indemnités :
  • sont destinées à couvrir des frais qui lui sont propres ; et
  • sont aussi effectivement consacrées à ces frais.
Les nouvelles règles relatives aux indemnités de séjour forfaitaires pour les déplacements de service intérieurs s’appliquent à partir du 1er septembre 2017.
 
Les règles relatives à l’indemnité forfaitaire mensuelle s’appliquent à partir du 1er juillet 2017. Comme nous l'avons dit, nous déconseillons pour le moment de les appliquer, car les modalités de leur transposition au secteur privé ne sont pas encore claires.
L’Office National de Sécurité Sociale applique ses propres principes concernant le remboursement des frais pour les travailleurs non sédentaires.
À cet égard, l’ONSS parle d’indemnités de déplacement.
 
« Non sédentaire » signifie pour l’ONSS que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail, et ce, durant un minimum de 4 heures successives.
 
Lorsque l’intéressé(e) ne peut pas utiliser les sanitaires ni les autres facilités disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers lors de ces déplacements, l’employeur peut octroyer à ce titre une indemnité forfaitaire de 10 EUR par jour.
 
Lorsque le travailleur ne peut pas faire autrement que de consommer un repas à l’extérieur, l’ONSS accepte en outre encore une indemnité forfaitaire de 7 EUR.
 
L’ONSS et le fisc ne sont donc malheureusement pas alignés en ce qui concerne les montants et la durée minimale du déplacement.
 
Les deux instances s’accordent cependant sur l’interdiction de cumul. En effet, l’ONSS aussi considère que :
  • l’employeur ne peut pas rembourser les frais à la fois de manière forfaitaire et sur la base de justificatifs réels.
    Il s’agit donc de choisir l’un des deux systèmes et de l’appliquer avec cohérence.
  • l’intervention patronale dans le chèque-repas doit être déduite de l’indemnité repas de 7 EUR lorsque le travailleur reçoit également un chèque-repas pour cette journée à l’extérieur.

Oeps,

Désolé, il s'est produit une erreur.

Veuillez réessayer plus tard.

Cette information est-elle utile pour vous ?

Oui Non

Quelle affirmation décrit le mieux votre feedback ?






Votre feedback

La version du navigateur que vous utilisez n'est pas optimale pour ce site web. La plupart des fonctions ne seront pas correctement prises en charge. La version que vous utilisez, n’est plus soutenue par Microsoft. Vous n’êtes donc plus protégé. Afin de pouvoir garantir la sécurité et la confidentialité de vos données, nous vous conseillons de passer le plus rapidement possible à Internet Explorer 11 ou d’utiliser la dernière version d’un autre navigateur.