Sommaire

1. Principe général

À défaut de dispositions légales contraires, nul ne peut être contraint de poser un acte juridique par voie électronique.

Il convient de remarquer dans ce cadre que le droit du travail prévoit déjà des dispositions similaires :

• pour les contrats de travail électroniques, le principe d’application est celui du double volontariat. Aucune des deux parties ne peut être contrainte de conclure un contrat de travail par voie électronique ;
• Certains documents “sociaux” individuels légaux (voir point 2.1) peuvent être remis par voie électronique moyennant un accord individuel conclu entre l’employeur et le travailleur. Chacune des parties peut revenir unilatéralement sur cet accord mutuel.

2. Services d’archivage électronique

2.1. Pour rappel : en droit du travail

Contrat de travail électronique et documents “sociaux” individuels électroniques.

Dans le cadre des relations de travail, le phénomène de l’archivage électronique est connu depuis 2007 au niveau des contrats de travail électroniques et de la remise de certains documents individuels légaux, dont le compte individuel et la fiche de paie.

Nouveau : conservation, désormais, auprès d’un service d’archivage électronique qualifié.

Un exemplaire de chacun des documents électroniques (contrats de travail, documents individuels) doit être envoyé à un service d’archivage électronique.

Un service d’archivage électronique est toute personne physique ou morale qui propose un service de conservation de données électroniques. Ce service constitue une part essentielle du service proposé. La conservation se fait à la demande de l’employeur.

Jusqu’à présent, les conditions spécifiques auxquelles ce service devait satisfaire n’étaient pas clairement établies.

La nouvelle loi remédie à cette situation. Elle prévoit ainsi expressément que l’employeur doit faire appel à un service d’archivage électronique qualifié. C’est-à-dire à un service d’archivage qui satisfait à certaines exigences précises (voir plus loin).

Le service d’archivage doit conserver les documents électroniques pendant une durée de cinq ans à compter de la fin du contrat de travail. Trois mois avant l’expiration du délai d’archivage, le service d’archivage demande au travailleur, par envoi recommandé, ce qu’il doit advenir des documents à l’expiration du délai légal de conservation. Le travailleur peut choisir de transférer la conservation de ses documents à l’ASBL Sigedis.

Récépissé pour l’employeur.

Le service d’archivage électronique qui reçoit les documents électroniques précités, doit remettre un récépissé à l’employeur le plus rapidement possible. Le récépissé doit contenir une série de données obligatoires.

Accessibilité pour le travailleur et les services d’inspection.

Le travailleur doit toujours avoir accès à l’exemplaire archivé.

À la demande des services d’inspection, l’employeur doit être en mesure de présenter immédiatement son propre exemplaire électronique. À défaut, il doit être en mesure de redemander immédiatement l’exemplaire conservé par le service d’archivage.

Les coordonnées du service d’archivage doivent figurer dans le règlement de travail .

Le règlement de travail doit mentionner l’identité du service d’archivage électronique qualifié ainsi que la manière dont le travailleur a accès à ses documents électroniques (aussi bien pendant qu'après la fin de son contrat de travail).

2.2. Exigences légales en matière de service d’archivage électronique

La nouvelle loi a introduit des exigences auxquelles doivent satisfaire les services d’archivage électronique. L’objectif est de créer une plus grande sécurité juridique au niveau des documents archivés.

Une distinction est faite entre les services d’archivage électronique qualifiés et les services d’archivage électronique non qualifiés.

Les services qualifiés doivent satisfaire à des exigences plus strictes en vue d’obtenir une marque de confiance européenne. Le contrôle est effectué par le SPF Économie.

Il est à noter que quiconque exploite pour son compte propreun service d’archivage électronique est dispensé d’une série d’exigences et notamment de l’obligation de se soumettre à un audit tous les deux ans ou à une évaluation de conformité préalable, etc. Cette personne doit toutefois remettre une série de données à l’organe de contrôle avant de pouvoir commencer l’archivage. La loi ne définit pas ce qu’il convient d’entendre par "pour son compte propre”.

Les services qualifiés pour compte de tiers sont repris sur une liste de confiance publiée sur le site Web du SPF Économie.

Des spécifications plus détaillées seront encore élaborées dans un AR.

Les services non qualifiés ne sont pas soumis au contrôle préalable. Ils ne peuvent donc à aucun moment, directement ou indirectement, faire croire qu’ils fournissent un service de confiance qualifié.

Le régime de responsabilité diffère aussi selon qu’il s’agit d’un service qualifié ou non qualifié.

Nous allons maintenant nous pencher plus en détail sur l’importance d’un service d’archivage qualifié.

2.3. Importance d’un service d’archivage qualifié

Remarque préliminaire.

Le simple fait que quelque chose soit électronique ou que quelque chose n’ait pas été fait par l’intermédiaire d’un service qualifié, ne peut pas entraîner la méconnaissance des conséquences juridiques et de l’admissibilité en tant que moyen de preuve (c’est ce que l’on appelle le principe de non-discrimination).

Présomption de respect de l’obligation de conservation.

Sauf dispositions contraires reprises dans une loi spéciale ou dans un règlement (par exemple, l’obligation de conservation du compte individuel par le secrétariat social agréé de l’employeur), il est présumé que l’obligation de conservation des données ou des documents est respectée en recourant à un service d’archivage électronique qualifié. L’obligation de conservation peut découler d’une disposition légale expresse ou tacite.

Présomption de préservation de toute modification.

Sauf dispositions contraires dans une loi spéciale ou un règlement, les données électroniques conservées auprès d’un service d’archivage électronique qualifié sont présumées être conservées inchangées. Des modifications au niveau du support ou du format sont bien sûr possibles.

Obligation de faire appel à un service d’archivage qualifié

Règle générale

Quand des documents sont générés et envoyés par voie électronique et que leur conservation est expressément régie par la loi, l’utilisateur du service d’archivage électronique doit faire appel à un service de conservation qualifié.

Si d’autres exigences légales particulières sont respectées (par exemple les exigences prévues à l’article 315 bis du CIR relatives aux pièces justificatives destinées au fisc), il n’est pas nécessaire de faire appel à un service d’archivage qualifié.

Cette disposition qui impose de faire appel à un service qualifié n’entrera en vigueur qu’à une date encore à fixer par AR.

Contrat de travail électronique et documents sociaux individuels légaux

En ce qui concerne les contrats de travail électroniques et certains documents sociaux individuels légaux électroniques, la loi stipule expressément qu’ils doivent être conservés auprès d’un service d’archivage électronique qualifié.

Cette obligation s’applique aux documents générés et transmis par voie électronique suivants :

• contrats de travail ordinaires ;
• contrats de travail des sportifs rémunérés ;
• contrats de travail intérimaire et contrats temporaires
• contrats de travail ALE ;
• conventions d’immersion professionnelle ;
• contrats d’engagement maritime pour la pêche maritime ;
• le compte individuel ;
• l'état mensuel des prestations de travail en cas d'horaires flexibles ou variables ;
• la fiche de paie ;
• l’attestation au moyen de laquelle l’employeur remplit son obligation d’information, si un travailleur va travailler un mois au moins à l’étranger ;
• l’attestation d’emploi, délivrée à la fin du contrat de travail.

Équivalence entre les documents papiers et les documents électroniques.

Sauf s’il est satisfait à d’autres d’obligations, reprises dans une loi spéciale ou un règlement, une copie numérique d’un document papier générée et conservée par un service d’archivage qualifié est réputée être une copie fidèle et durable.

Cela implique aussi que dans ces conditions la version papier originale peut-être détruite. Cette destruction n’est pas autorisée si la loi relative aux archives du 24 juin 1955 ne l’autorise pas (archives du secteur public). 

De plus, en ce qui concerne les actes sous seing privé, le régime de la preuve écrite prévu dans le Code civil est modifié en ce sens (art. 1334 du Code civil). Si l’acte sous seing privé original n’existe plus, sa copie numérique (scan) réalisée et conservée auprès d’un service d’archivage qualifié a la même valeur probante que l’acte sous seing privé. Sauf preuve contraire, la version numérique est toujours présumée être une copie fidèle et durable.

Jusqu’à présent, le document numérisé n’avait que la valeur d’un début de preuve.

L’équivalence juridique entre les documents papiers et électroniques ainsi créée a pour corollaire des économies sur les coûts (moins d’espace de stockage, moins de frais d’expédition) et s’avère plus efficiente (les documents sont plus facilement et plus rapidement accessibles).

À condition de satisfaire aux exigences posées, l’employeur peut agir en qualité de service d’archivage électronique qualifié pour son propre compte.

3. Signature électronique, cachets électroniques et horodatage électroniques qualifiés

3.1. Assimilation à un acte juridique manuscrit

Lorsque des personnes physiques utilisent une signature électronique, cette signature électronique qualifiée a les mêmes conséquences juridiques qu’une signature manuscrite (pour plus d’infos, voir discussion Règlement eIDAS AJ n° 4446).

Lorsqu’une personne morale appose une signature, sur la base de la loi actuelle, cette signature peut se faire par l’apposition d’un cachet électronique. Des exceptions légales sont toutefois encore possibles.

En cas d’utilisation d’un cachet électronique qualifié dans le cadre d'un acte juridique entre des personnes physiques et/ou des personnes morales domiciliées ou établies en Belgique, le cachet est assimilé à la signature manuscrite de la personne physique qui représente la personne morale qui a créé le cachet.

Une signature électronique qualifiée ou un cachet électronique sont obtenus à l’aide d’un certificat qualifié délivré par un service de confiance. Un service de confiance est un service qui crée des signatures électroniques et des cachets électroniques, les contrôle et les valide sur la base de normes précises.

La loi stipule, en outre, que les signatures électroniques et les cachets électroniques délivrés à l'aide d'un certificat peuvent être matérialisés par un équivalent

3.2. Présomption de validité de la signature électronique et du cachet électronique qualifiés

3.3. Cachet électronique qualifié & règlement de travail

Présomption de respect de l’obligation d’horodatage.

Sauf exigences contraires contenues dans une loi spéciale ou un règlement, l’utilisation d’un cachet électronique qualifié est présumée satisfaire aux obligations en matière d’horodatage. L’obligation d’horodatage peut découler d’une disposition légale expresse ou tacite.

Obligation d’utiliser un cachet électronique qualifié.

Quand des documents sont générés et transmis par voie électronique, si l’horodatage des documents est imposé de manière formelle, l’utilisateur de l’horodatage électronique doit utiliser un horodatage obtenu à l’aide d’un certificat d’un service qualifié.

Si, le cas échéant, il respecte d’autres exigences légales particulières, il ne doit pas utiliser un horodatage électronique qualifié.

Cette disposition n’entrera en vigueur qu’à une date encore à fixer par AR.

Horodatage et signature du règlement de travail.

Aujourd’hui, le SPF ETCS estime encore que le règlement de travail original, qui doit être disponible pour consultation dans l’entreprise, doit nécessairement être un document papier. L’horodatage et la signature de l’employeur et, le cas échéant, aussi les signatures de deux travailleurs membres du conseil d’entreprise (article de la loi du 8 avril 1965) doivent, en effet, être apposés sur ce document.

Le SPF ETCS accepte un règlement de travail original sous forme électronique, à condition qu’il soit conforme à la législation actuelle et pourvu d’une signature électronique et d’un cachet électronique qualifiés.

4. Envoi recommandé électronique via un prestataire de services qualifié

4.1. Envoi recommandé dans le droit du travail

Dans le droit du travail, les cas dans lesquels un envoi recommandé est obligatoire sont nombreux.

Songez par exemple :

• à la notification du motif grave en cas de licenciement ;
• à la résiliation d’un contrat de travail avec préavis ;
• à la résiliation d’une CCT ;
• à la procédure de licenciement d’un (candidat) délégué du personnel ;
• à une demande de congé parental ou de crédit-temps ;
• à une offre de reclassement professionnel ;
• ….

Les exigences posées à l’envoi recommandé sont importantes au niveau du respect des formalités et la date d’envoi d’un recommandé est également importante pour le calcul de certains délais.

Pensez dans ce cadre au calcul des 3 jours ouvrables suivant l’envoi en cas de licenciement avec préavis (art.37 L.03.07.1978).

4.2. Importance d’un envoi recommandé électronique par un prestataire de services qualifié

Exigences légales imposées à un service d’envoi recommandé qualifié.

Par analogie avec les autres prestataires de services qualifiés (service d’archivage électronique, signatures électroniques, cachets électroniques), la loi prévoit des exigences spécifiques auxquelles les prestataires d’un service d’envoi recommandé électronique doivent satisfaire pour être qualifiés.

Vous pourrez vérifier si un prestataire de services est ou non qualifié sur la liste de confiance qui sera publiée sur le site Web du SPF Économie.

Nous allons maintenant nous arrêter sur l’importance d’utiliser un prestataire de services qualifié pour les envois recommandés.

Présomption de respect des obligations en matière d’envoi recommandé.

Sauf s'il est satisfait à d'autres exigences légales reprises dans une loi spéciale ou un règlement, il est présumé que les obligations en matière d'envoi recommandé sont respectées quand l'envoi recommandé est envoyé par voie électronique via un prestataire de services qualifié.

L’obligation d’envoi recommandé peut découler d’une disposition légale expresse ou tacite.

Obligation d’utiliser un service d’envoi recommandé électronique qualifié.

Pour l’envoi des documents pour lesquels la législation prévoit expressément un envoi recommandé, l’utilisateur d’un service d’envoi recommandé électronique doit faire appel à un service qualifié.

Si la loi impose d’autres exigences particulières, il ne doit pas faire appel à un service qualifié.

Cette disposition n’entrera en vigueur qu’à une date encore à fixer par AR.

4.3. Conséquences des envois recommandés électroniques dans le droit du travail

Exigences des envois recommandés.

Lorsque le droit du travail exige un envoi recommandé, la législation actuelle considère qu’il est satisfait à cette exigence par l’utilisation d’un envoi recommandé électronique via un prestataire de services qualifié.

Un exemple type est celui de la signification d’un licenciement avec préavis par envoi recommandé (art.37 L. 03.07.1978). Un tel licenciement effectué par voie électronique sera possible dans la mesure où il sera fait appel à un service d’envoi recommandé électronique qualifié.

Attention ! Ni l’employeur, ni le travailleur ne peuvent être obligés d’appliquer le système des envois recommandés électroniques. Cette situation découle du principe général selon lequel personne ne peut être contraint de poser des actes juridiques par voie électronique.

Pour cette raison, il est recommandé, avant d’appliquer ce système, de préalablement régler les choses contractuellement entre l’employeur et le travailleur :

• Les types de communication pour lesquels les envois recommandés électroniques seront utilisés ;
• L’adresse e-mail où ils seront envoyés ;
• Arrangement sur le suivi des boîtes de messagerie ;
• ….

Au niveau du calcul des délais.

La date d’envoi d’un envoi recommandé électronique peut aussi s’avérer importante dans le calcul des délais.

Encore une fois, nous faisons référence ici au licenciement avec préavis notifié par envoi recommandé (art.37 L.03.07.1978).

L’article 37 de la loi du 3 juillet stipule en effet que lorsque le congé se fait par envoi recommandé, il prend effet le troisième jour ouvrable suivant la date de son expédition.

Comment faut-il procéder en cas d’envoi recommandé électronique ?

Avant de pouvoir répondre à cette question, il convient d’abord de faire la distinction entre deux formes d’envoi recommandé électronique :

• L’envoi recommandé électronique total.

Dans cette catégorie, nous mettons l’envoi recommandé aussi bien envoyé que reçu par voie électronique. Les modalités pratiques de ce type d’envoi recommandé électronique dépendront du système du prestataire de service d'envoi recommandé électronique qualifié.
Il est logique que la date de dépôt de l’envoi recommandé chez le prestataire de services, quel que soit son mode de fonctionnement, soit considérée comme la date d’envoi du document envoyé par recommandé. Cette date peut donc servir de point de départ au compte des 3 jours ouvrables prévus à l’article 37 cité plus haut.

• L’envoi recommandé hybride.

Le système de l’envoi recommandé hybride implique que l’expéditeur du document électronique envoie ses recommandés via un prestataire de service d’envoi recommandé qualifié, mais que le destinataire de l’envoi recommandé le reçoit classiquement sur papier.
Pour cela, le prestataire de services qualifié matérialise les documents électroniques en format papier et les met sous enveloppe. Le prestataire de services remet l’enveloppe à un prestataire de services postaux qui dispose de l’autorisation nécessaire à cet effet (service postal classique).  
La remise au prestataire de services postaux a lieu au plus tard le jour ouvrable (samedi compris) qui suit le dépôt de l’envoi recommandé électronique auprès du prestataire d’un service d’envoi de recommandé électronique qualifié.

L’expéditeur est informé de la date à laquelle l’enveloppe a été remise au prestataire de services postaux.

La date figurant sur l’envoi recommandé électronique est assimilée à la date de la remise de l’enveloppe au prestataire de services postaux.

Dans ce contexte aussi, il est logique que la date de dépôt de l’envoi auprès du prestataire de services électroniques soit considérée comme la date d’expédition et serve donc de point de départ au calcul des 3 jours ouvrables prévus à l’article 37 cité plus haut.  

5. Textes de loi abrogés

Les textes ci-dessous sont abrogés ou retirés :

• La loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification ;
• L’AR du 6 décembre 2002 organisant le contrôle et l'accréditation des prestataires de service de certification qui délivrent des certificats qualifiés ;
• La loi du 15 mai 2007 fixant un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance.

6. Entrée en vigueur

La majorité de dispositions de la loi sont entrées en vigueur le 28 septembre 2016.

N’entrent pas encore en vigueur :

-   les dispositions relatives à l’obligation de faire appel :

• à un service d’archivage électronique qualifié en cas d’utilisation de documents électroniques,
• à des services d’envoi recommandé électronique qualifiés et
• à des services d’horodatage électronique qualifiés ;

-   les dispositions relatives à la présomption de validité d’une signature électronique et d’un cachet électronique qualifiés.

Ces dispositions n’entreront en vigueur que lorsque des fournisseurs qui se conformeront aux nouvelles normes et aux nouvelles exigences proposeront leurs services sur le marché. Leurs noms seront communiqués sur le site Web du SPF Économie. Un AR en fixera la date d’entrée en vigueur en fonction de cette donnée.

De ce fait, l’impact de cette nouvelle législation sur les employeurs reste encore pour l’instant limité.