De functie Onboarding in HR Selfservice laat je toe om op gestructureerde wijze de persoonsgegevens (adres, rekeningnummer, partnergegevens, enz. ...) van een nieuwe werknemer op te vragen, zonder dat je Excels of e-mails moet gaan overtypen.

Daarnaast kun je de nieuwe werknemer ook vragen om een aantal documenten toe te voegen. Voorbeeld: een kopie van de identiteitskaart, rijbewijs of een vakantieattest.

Hoe werkt het?

1.HR vult de gegevens in die al beschikbaar zijn.

2.De nieuwe werknemer ontvangt een e-mail met een link naar een formulier.

3.De werknemer vult de gegevens aan in het formulier.

4.Bij OK stuurt HR de gegevens met een klik naar Payroll om de aanwerving af te werken via de taak ‘Te vervolledigen werknemers (vanuit andere applicaties)’ (meer info over deze taak vind je hieronder).

Meer info over deze functie in HR Selfservice vind je hier.

Taak Te vervolledigen werknemers (vanuit andere applicaties)

Als je doorklikt op de taak Te vervolledigen werknemers (vanuit andere applicaties), krijg je een overzicht van de werknemers voor wie er gegevens via HR Selfservice zijn doorgestuurd.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de werknemers voor wie er al een Dimona-aangifte is gebeurd via een ander kanaal dan Payroll (en voor wie er dus een onvolledig contract is) en de werknemers zonder Dimona-aangifte. Je ziet ook de datum van de import van de gegevens en de applicatie waaruit de gegevens zijn geïmporteerd.

Voorbeeld

Je wilt de Dimona-aangifte vanuit Payroll doen

Vul de gegevens van de werknemer aan via de knop Vervolledigen. Je komt dan terecht in de wizard voor het aanmaken van een nieuwe werknemer en zal daar zien dat de gegevens die via HR Selfservice zijn doorgestuurd, zijn ingevuld.

Via de knop Verwijderen kun je de gegevens die vanuit HR Selfservice naar Payroll zijn doorgestuurd verwijderen. Voorbeeld: de werknemer is niet in dienst gekomen.

De Dimona-aangifte gebeurt via een ander kanaal dan Payroll

Payroll probeert het onvolledige contract voor jou te vervolledigen. Gezien het over een nieuwe werknemer gaat, zal dit niet lukken. Je moet het contract vervolledigen via de taak Te vervolledigen contracten (vanuit Dimona). Je komt dan terecht in de wizard voor het aanmaken van een nieuwe werknemer en zal daar zien dat de gegevens die via HR Selfservice zijn doorgestuurd, zijn ingevuld.
Ook hier kun je de gegevens die vanuit HR Selfservice naar Payroll zijn doorgestuurd, verwijderen via de knop Verwijderen.

Samengevat

Je moet voor de taak Te vervolledigen werknemers (vanuit andere applicaties) enkel actie ondernemen als:

•je de Dimona-aangifte vanuit Payroll wilt doen
of 

•je de gegevens die vanuit HR Selfservice naar Payroll zijn doorgestuurd, wilt verwijderen. Voorbeeld: de werknemer is niet in dienst gekomen.

Als de Dimona-aangifte vanuit een ander kanaal dan Payroll gebeurt, dan probeert Payroll het onvolledig contract voor jou te vervolledigen. Gezien het over een nieuwe werknemer gaat, zal dit niet lukken. Je moet het contract vervolledigen via de taak Te vervolledigen contracten (vanuit Dimona). Je komt dan terecht in de wizard voor het aanmaken van een nieuwe werknemer en zal daar zien dat de gegevens die via HR Selfservice zijn doorgestuurd, zijn ingevuld.

 

Was deze informatie nuttig? ja | neen