Wanneer een bedrijfs-gsm ook voor privédoeleinden wordt gebruikt, moeten er op het verkregen loonvoordeel socialezekerheidsbijdragen worden betaald. De RSZ heeft daaromtrent drie mogelijke scenario’s uitgeschreven.
Het privégebruik van een bedrijfs-gsm is een voordeel
Vandaag de dag is een gsm of smartphone niet meer weg te denken van de werkvloer. Daarom stelt de werkgever zo'n toestel vaak ter beschikking van zijn werknemers.
Als het toestel enkel beroepsmatig gebruikt wordt, is er geen sprake van een voordeel voor de werknemer. Bijgevolg moeten er geen socialezekerheidsbijdragen betaald worden.
Als werknemers hun gsm of smartphone echter ook voor privégesprekken mogen gebruiken, zonder dat deze kosten geheel of gedeeltelijk aan hen worden doorgerekend, ontstaat er wél een voordeel voor de werknemers. Op dat moment wordt het gsm-gebruik als loon beschouwd waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.
De waardering van dit voordeel: de reële waarde of een forfait
Wanneer werkgevers een computer of een internetverbinding ter beschikking stellen aan hun werknemer, dan moet dit voordeel als een wettelijk forfait aan de RSZ worden aangegeven. Bij het privégebruik van de bedrijfs-gsm bestaat dit forfait niet.
In de huidige reglementering moet het voordeel van de bedrijfs-gsm dus gewaardeerd of ingeschat worden op basis van de reële waarde voor de werknemer. In de praktijk levert dit uiteraard vaak moeilijke discussies op.
Daarom werkten de sociale partners en de administraties van de FOD Sociale Zekerheid en de RSZ enkele maanden geleden een voorstel uit, dat in grote lijnen op het volgende neerkwam: als de werkgever niet over een systeem beschikte dat een gefundeerde opsplitsing van het privaat en professioneel gebruik van de bedrijfs-gsm mogelijk maakte, werd het voordeel ervan forfaitair geraamd op 12,50 euro per maand. Op dit bedrag zouden dan werknemers- en werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid berekend worden.
Dit voorstel werd door de Ministerraad echter afgekeurd. Daarom heeft het Beheerscomité van de RSZ beslist om het gebruik van de bedrijfs-gsm volgens onderstaande richtlijnen te beoordelen. U zal merken dat dit nieuwe voorstel in grote lijnen echter overeenkomt met de principes uit het vorige voorstel dat door de overheid werd afgeschoten.
Het nieuwe standpunt van de RSZ
Als een werkgever een gsm ter beschikking stelt van zijn medewerker zijn er drie mogelijke situaties:
1) De werkgever verbiedt om de gsm voor privédoeleinden te gebruiken. Hij controleert dit en stelt sancties op bij overtredingen.
In dit geval bestaat er dus geen voordeel voor de werknemer en zijn er bijgevolg geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd.
2) Het privégebruik van de gsm is toegestaan en de werkgever heeft een systeem ingesteld dat een gefundeerde opsplitsing mogelijk maakt tussen het privaat en professioneel gebruik van de gsm.
Zulk systeem kan onder andere bestaan uit een split-billing, een forfaitair maandbedrag dat het beroepsgebruik dekt of een procentuele verhouding tussen beroeps- en privégebruik,…
Het systeem zal door de RSZ worden aanvaard indien de werkgever kan aantonen dat het forfaitair maandbedrag of de percentages realistisch zijn opgesteld vanuit de functie van de betrokken werknemer en niet op willekeurige basis zijn bepaald.
Als de RSZ het systeem aanvaardt, ontstaat er geen voordeel voor de werknemer en zijn er bijgevolg geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd. Indien de RSZ er niet mee akkoord gaat, zal er een ambtshalve regularisatie worden doorgevoerd op het voordeel voor een bedrag van 12,50 euro per maand (voor een periode van drie jaar).
3) De werkgever laat het privégebruik van de gsm toe, en heeft geen systeem om een onderscheid te maken tussen privaat en professioneel gebruik.
In dit geval zal de RSZ ook overgaan tot een ambtshalve regularisatie, waarbij een administratief forfait van 12,50 euro per maand per werknemer wordt gehanteerd (voor de niet-verjaarde periode van drie jaar).
Wat doet de fiscus?
Fiscaal vormt het privégebruik van een bedrijfs-gsm eveneens een voordeel in natura. De fiscus waardeert dit voordeel in principe volgens de reële waarde dat het voor de werknemer heeft.
De inspectie zou echter van deze werkelijke waarde afstappen en eveneens haar toevlucht zoeken tot forfaitaire bedragen. Het fiscale forfait zou op 5 euro komen liggen en daardoor afwijken van het forfait dat de RSZ hanteert. Waarschijnlijk zal de fiscus het bedrag van 5 euro in de nabije toekomst echter optrekken en eveneens hetzelfde forfait van 12,50 euro van de RSZ gaan gebruiken.
Wat moet u als werkgever doen?
Als werkgever kunt u dus best een systeem opzetten waarbij er een gefundeerde opsplitsing wordt gemaakt tussen het professioneel en privaat gebruik van de bedrijfs-gsm.
Als u kan aantonen dat dit systeem effectief wordt toegepast en de werknemer de kosten voor het privégebruik voor zijn rekening neemt, zal de sociale inspectie in principe geen bijdragen eisen.
Als u zulk systeem niet gebruikt en/of niet tot een akkoord komt met de sociale inspectie, moet u rekening houden met een ambtshalve regularisatie* door de RSZ. Deze bedraagt maximaal 12,50 euro per maand per werknemer, en dit over een periode van maximum drie jaar terug in de tijd.
* Een ambtshalve regularisatie gaat steeds gepaard met de aanrekening van bijdrageopslagen (10%) en verwijlintresten (7% op jaarbasis) op de niet-aangegeven bijdragen.
Indien de werkgever de sociale inspectie voor wil zijn en vooral deze extra sanctionering wil vermijden, kan hij tot een spontane regularisatie van de verschuldigde bijdragen overgaan, waarbij eveneens het forfait van 12,50 euro per werknemer per maand mag gehanteerd worden.
Bron: E-mail van 24 juni 2010 - directie Reglementering RSZ