Door het uitbesteden of “outsourcen” van administratieve HR-taken aan een gespecialiseerd HR Service Center kan een onderneming kosten besparen. “Een outsourcingsbeleid kan heel breed werken op alle aspecten van het personeelsbeleid, of kan modulair werken. In het laatste geval kan een organisatie precies dat onderdeel uitbesteden waar het nood aan heeft. Het is als spelen met Duplo-blokjes. Je kiest zelf wat je uit handen geeft.”
De economische crisis dwingt steeds meer ondernemingen om delen van hun HR-afdeling te outsourcen aan externe specialisten. Zowel Belgische als internationale ondernemingen krijgen meer met dit fenomeen te maken.
(Klik op de afbeelding om te vergroten)
Outsourcing hoeft voor ondernemingen zeker geen nadeel te betekenen. Een goed outsourcingsbeleid werkt efficiënt en doet bedrijven zelfs kosten besparen. Noëlla Van Mullem, unit manager van het HR Service Center van SD Worx, legt uit hoe dat kan: “Wij kunnen modulair werken. Een organisatie kan precies dat onderdeel uitbesteden waar het nood aan heeft. Het is als spelen met Duplo-blokjes. Je kiest zelf wat je uit handen geeft.”
Wat zijn de taken van een HR Service Center?
Noëlla Van Mullem: Het HR Service Center is de externe personeelsdienst van bedrijven. Het vervult alle taken die op een personeelsdienst moeten verzorgd worden. Het pakket omvat alle voorbereidende taken die moeten uitgevoerd worden alvorens het eigenlijke payroll-proces kan starten. Voorbeelden hiervan vormen de installatie van een tijdsregistratiesysteem of het interpreteren van de anomalielijsten die door het systeem van de prikklok worden opgeleverd. Na de verwerking van die gegevens vertrekt het payroll-proces (de bruto-nettoberekeningen van lonen) naar het sociaal secretariaat. Na die loonberekeningen neemt het HR Service Center het proces terug in handen.
Welke specifieke taken kan het HR Service Center nog voor zijn klanten doen?
Noëlla Van Mullem: Het ‘natraject’ bestaat uit een analyse van de verzamelde gegevens. Uit de tijdsregistratie vallen bijvoorbeeld verzuimrapporten af te leiden. We sturen alle gegevens door naar de boekhouding en stellen rapporten op voor het management. Stellen we negatieve netto’s vast in de loonlijn, dan zijn er misschien te veel voorschotten betaald. Zo zien we op welke terreinen de klant kan optimaliseren. Het HR Service Center regelt voor zijn klanten ook de contacten met de leveranciers, zoals voor maaltijdcheques, verzekeringen en wagenparkbeheer. Anders dan bij een sociaal secretariaat kunnen medewerkers van de onderneming ook zelf contact opnemen met het Service Center voor een vraag over hun loonberekeningen.
Is een HR Service Center kostenbesparend in tijden van crisis?
Noëlla Van Mullem: Zeer zeker. Wij hebben ons aanbod opgedeeld in modules en kunnen dus exact aangeven hoeveel een onderneming kan besparen als ze een bepaalde taak uitbesteedt. De klant bepaalt zelf welk ‘Duplo-blokje’ hij toevertrouwt. Dankzij de expertise van het HR Service Center die getoetst werd bij andere ondernemingen en dankzij automatiseringsprocessen kan er efficiënt en meer kostenbesparend gewerkt worden, meer dan soms intern mogelijk is.
Heeft een klant dan ook zicht op de verrichte kosten?
Noëlla Van Mullem: Het HR Service Center werkt met het automatische telefoonregistratiesysteem “Telma X”. Als een klant opbelt, wordt zijn oproep rechtstreeks doorgeschakeld naar zijn single point of contact binnen het Service Center. De telefoongesprekken en het mailverkeer met de klant worden dan thematisch opgedeeld in dat registratiesysteem. Zo krijgt de klant een mooi overzicht van de tijd die het Service Center besteedt aan zijn afzonderlijke vragen. De kosten worden op die manier zichtbaar.
Kan u een concreet voorbeeld geven van zo’n kostenreductie door outsourcing?
Noëlla Van Mullem: Ik denk aan de retailsector waarbij de afwezigheden van winkelbediendes allemaal apart moeten doorgegeven worden aan de centrale personeelsdienst. Dat kan veel gemakkelijker via een automatische tool die wordt geïnstalleerd. Het HR Service Center geeft opleidingen aan die gerants over hoe ze die tool moeten gebruiken. Die decentrale gegevensinvoer is efficiënt en verkleint de kansen op fouten omdat een eenvormig systeem wordt gebruikt.
Voelt het HR Service Center zelf de crisis?
Noëlla Van Mullem: Klanten zijn bij het HR Service Center omdat ze de rekening hebben gemaakt. Die trekken zich dus niet terug. In uitzonderlijke gevallen zal een dochteronderneming voor HR-taken wel aankloppen bij het moederbedrijf. En het commerciële traject duurt soms iets langer, want klanten stellen hun beslissing soms uit omwille van budgettaire redenen. Maar de crisis biedt ons natuurlijk ook een opportuniteit. Bedrijven zullen nu sneller een beroep doen op een externe partner, zoals een HR Service Center. De HR-afdeling staat in tijden van crisis immers vaak als eerste onder druk en moet dan snel ageren. Outsourcing kan die snelle oplossing zijn.